Søg på ASGI.DK

HB møde referat 2015 02 PDF Udskriv Email
Skrevet af Tina Folkmann   

Referat

 

Hovedbestyrelsesmøde

torsdag den 20. august 2015 kl. 18

i klubhuset

 

Tilstede: Peter Windum, Tania W. Madsen, Jacob Bertelsen, Birgit Sejr Nielsen, Heidi Liljedahl, Elisa Schjønnemann. Merete Klem Andersen og Tina Folkmann.

Afbud: Nicolaj Lyng Madsen

 

      1. Godkendelse af referat fra sidste møde

        Ingen kommentarer og hermed godkendt.

         

      2. Gennemgang af personlige aktioner (opgaver) fra sidste møde

        Elisa melder ud, hvad maden må koste til møderne

        Der blev besluttet, at man kan bruge for max 300 kr. inkl. drikkevarer.

         

        Heidi ønsker at diskutere den økonomiske fordeling i forbindelse med Lokalt Nyt

        Heidi synes, at 40.000 kr. er mange penge, når ASGI har det økonomisk svært. Synes at fordelingsnøglen er forkert.

        Peter orienterede om, at det er Idrætsforeningen og Kirken som kommer med de fleste indlæg til bladet. Kunne endvidere fortælle at Vandværket er kommet med og giver 6.000 kr.

        Bladet skal være åben for alle. Peter synes, at når der næste gang er en prisstigning på udgifterne, så kan man tage en drøftelse om fordelingsnøglen.

         

        Idrætslejr

        28 børn var tilmeldt. Vellykket tur. Der er kommet positive tilkendegivelser fra forældrene. Der mangler et afsluttende regnskab. Heidi har lovet at være mødeleder igen til næste år. Der skal informeres i god tid. Der var en drøftelse om hvilke klasser, som skulle med til næste år – evt. 4-7 klasse.

         

        AKTION: Fremlæggelse af regnskab på næste møde.

        AKTION: Idrætslejr sættes på som et punkt til næste møde.

         

        Sport og samværsarrangement den 15/8

        Der var ringe opbakning til dette arrangement. Kan skyldes sommerferietid. Hvis man en anden gang skal arrangere lignede arrangementer, skal man være tidligere ude.

        Der var 63 spisende gæster om aftenen og det lod til at alle hyggede sig.

        Heidi, Tania og Tina manglede opbakning af de andre afdelinger til hjælp under arrangementet. Det blev diskuteret. Man skal ikke regne med at folk kommer og tilbyder hjælp. Men bliver nødt til at spørge direkte.

        AKTION: Tina fremlægger det endelige regnskab for arrangementet på næste møde.

         

        Badminton: Datoer og pris til ny sæson skal sendes til Tina

        Det er gjort og ligger nu på hjemmesiden.

         

      3. Meddelelser fra formand

        Lis Asmussen har meddelt, at Tennis har betalt for reparation af taget på skuret efter der har været indbrud/hærværk i skuret. Det blev besluttet, at det skulle betales af hovedbestyrelsen.

        Heidi har kontaktet kommunen om taget, og som har lovet at vende tilbage til Heidi i morgen. Hvis de ikke ringer tilbage, skal Heidi rykke inden for 10 dage.

         

        Heidi er også i dialog med kommunen vedr. lys på banerne. På grund af klager fra naboer ønsker vi et tænd/sluk ur, hvor lyset kan indstilles til at slukke kl. 23.00. Det er fortsat et ønske at kunne tænde lyset manuelt i aftentimerne indtil kl. 23.00

         

        Endvidere er der en dialog om en lampe, som ikke er blevet udskiftet til en lampe med bevægelsescensor. Dette viser sig ikke være en forglemmelse men mere en besparelse. Men kommunen vil kigge på det, om der er mulighed for udskiftning.

         

        Baderummene er blevet lavet. Der mangler kun maling på væggene. Malingen betaler kommunen for, men udførelsen skal vi selv sørger for.

         

        Peter og Heidi skal også holde møde med kommune om den generelle vedligeholdelse af klubhuset.

         

        HSI og kommunen har udsendt en mail vedr. indstilling af kandidater til hædring ved Idrættens dag fredag den 22. januar 2016. Deadline vedr. indstilling senest den 9. november 2015. Ved Idrættens dag uddeles Hillerødprisen, Trænerprisen og Idrætslederprisen, herudover hædres idrætsudøvere for deres sportspræstationer i 2015.

         

        EDC har lanceret en kampagne, hvor danskerne opfordres til at lægge billeder fra deres by på Facebook og Instagram under #elskerbyen. Byen med de mest aktive og kreative borgere får 100.000 kr. som en lokal forening kan anvende til et festligt arrangement.

         

        Der er kommet en mail vedr. FrivilligBørsen. Frivilligbørsen er en sjov og anderledes markedsplads for at tilbyde og få hjælp eller samarbejde. Man kan deltage i FrivilligBørsen d. 25. september kl. 15.00 til 17.00 i Støberihallen, hvis det har nogen interesse.

        ndstilling af kandidater

        Meddelelser fra næstformand

        Heidi har brug for at vide, hvem der har nøgle til Kulsviergården.

        AKTION: Håndbold, Gymnastik, Fodbold, Badminton og Rulleskøjteafd. skal sende navnene på dem, som har en nøgle til Kulsviergården til Heidi.

         

        Haltider blev gennemgået og rettet til. AKTION: Tina kontakter Kulsviergården vedr. rettelser.

         

        Meddelelser fra kasserer

        Leje af hal

        Lejen blev diskuteret. Nu hvor børnene går længere tid i skole, er det rimeligt at vi får ændret i kontrakten med hensyn til de timer, som vi er forpligtiget til at leje hallen. Vi vil gerne have det ændret til 5 timer, kl.16-23. AKTION: Peter taler med Kulsviergården om dette.

         

        Driftstilskud

        Kommunen har lavet en regnefejl, og vi får overført 59.000 kr.

         

        Ændring af regnskabsperiode

        Elisa og Tina har været til møde på kommunen vedr. vores driftstilskud. Der blev drøftet foreningens regnskabsperiode som p.t. er forskudt og ikke følger kalenderåret. Vi er blevet opfordret til at regnskabsperioden ændres så den følger kalenderåret, idet kommunen mener, at det vil gøre det nemmere for os, og for forvaltningen i forhold til beregning og udbetaling af tilskud. Det vil betyde, at vi allerede slutter sæsonen den 31/12.

        AKTION: Elisa kontakter kassererne og hører om deres mening. Vi skal huske Birgit vedr. Banko og ny medlemmer.

         

        Meddelelser fra sekretær

        Info på tavler

        Tina synes, at Idrætsforeningen skal være bedre til at reklamere for, hvad afdelingerne kan tilbyde deres medlemmer/borgere.

        Tina foreslog, at sætte info om hver enkelt afdeling på tavlerne ved omklædningsrummene på Kulsviergården og i glasskabene på klubhuset.

        Tania foreslog, at tavlerne på Kulsviergården blev malet hvide, så det

        blev lyst og venligt. AKTION: Tania spørger Kulsviergården, om vi må male tavlerne hvide.

        Tina vil gerne stå for udskrivning og opsætning af info til tavlerne.

        MEN det er afdelingerne, som skal komme med teksten, og den skal sendes til Tinas mailadresse: Denne emailadresse er beskyttet mod programmer som samler emailadresser. Du skal aktivere javascript for at kunne se adressen. .

        I den forbindelse er det også vigtigt, at vi sørger for at vores hjemmeside er opdateret. Sørg for at slette alle gamle nyheder.

        Endvidere delte Tina en folder ud, som evt. kan lægges ud ved købmanden, SFO, skoler og børnehaver. Afdelingerne skal kigge den igennem og komme med tekst til denne folder. Tina står for at sætte den op, udskrivning og udbringning.

        AKTION: Alle afdelinger kommer med tekst til tavler og folder til Tina.

         

        Lavt medlemstal

        På mødet med kommunen, fik Elisa og Tina vide, at vores børnetal var dalende, og det er jo dem, vi får tilskud til. De spurgte, hvad vi havde tænkt at gøre ved det.

        Det er rigtigt svært at holde på børnene, når de fra 6. klasse flytter til Ålholmsskolen.

        Tina foreslog, at vi måske skulle have DGI på banen igen, for at få råd og vejledning i, hvordan vi kan holde fast i børnene.

        Tania sagde, at Skævinge Idrætsforening har haft samme problemstilling som os, men at de nu har fået succes. Tina kontakter dem, for at hører om de har lyst til at komme ud til et af vores bestyrelsesmøder og fortælle, hvad de har gjort. AKTION: Tina kontakter Skævinge Idrætsforening.

         

        Der kom forslag om Floorball til børn. AKTION: Tania prøver at finde en træner.

         

        Heidi foreslog handicapidræt. AKTION: Heidi undersøger det nærmere.

         

        Endvidere blev der nævnt bordtennis, men der mangler vi også en træner.

         

        Æresmedlemmer

        Vi får gang på gang at vide, at vi ikke har styr på vores æresmedlemmer.

        Tina har hørt, at Teater har styr på det, og vil gerne have at de sender hende en opdateret liste. Tina efterlyste også retningslinjer vedr. æresmedlemmer. AKTION: Peter ser efter retningslinjer, og Birgit spørger i Teater om en opdateret liste.

         

        Pokaler

        Tina har været inde på hjemmesiden, og kan se at listen over, hvem der har fået pokalerne, ikke er opdateret. Da Tina ikke kan se ud fra referaterne, hvem der har fået dem, bliver hun nødt til at vente, til hun får pokalerne tilbage igen.

         

        Børneattester

        Alle, som har med børn at gøre, skal udfylde en børneattest. Når den er udfyldt skal den gives til Tina. Det skal vi gøre, ellers får vi ikke tilskud. Børneattesten findes på nettet. Den udskrives og udfyldes.

        AKTION: Alle afdelinger sørger for, at dem som har med børn at gøre, får udfyldt denne børneattest. Den skal afleveres til næste bestyrelsesmøde.

         

        Kontrakter og aftaler

        Alle aftaler skal være skriftlige. Alle kontrakter og aftaler skal ligge i Conventus. Hvis afdelinger og bestyrelse har aftaler m.v. liggende og de ikke ligger i Conventus, skal de sendes til Tina, som sørger for at ligge dem ind i systemet. AKTION: Alle går hjem og checker om de har noget liggende, som burde ligge i Conventus.

        Vi skal have en kontrakt med Birgit og Finn. AKTION: Peter kontakter Birgit vedr. dette.

         

      4. Kort orientering fra afdelingerne

        Gymnastik

        Gymnastikken afholdt opstartsmøde i går 19/8.

        Har et problem inden start, da begge Airtrachene er i stykker. Den ene vil koste 15.000 kr. at købe en overdel til. Tina spurgte om Hovedbestyrelsen havde mulighed for at betale dette. Da gymnastikken har mange springhold, er det et stort problem at ikke have en airtrach.

        Bestyrelsen sagde god for at betale 15.000 kr. Tina vil prøve at søge midler til dette også.

         

        Håndbold

        Der er kun et damehold tilbage og de har ingen træner.

        Tania er blevet kontaktet af Ålholm, da de ikke har et damehold mere. De er blevet tilbudt at spille i Alsønderup.

        St. Lyngbys træner vil gerne træne vores hold. Man kunne skiftes til at træne i St. Lyngby og Alsønderup. Vores damehold er i dag ude i St. Lyngby for at prøve at træne med dem.

        Ellers prøver alle at få fat i en træner.

        Der er nogle piger, som gerne, på skift, vil stå som holdleder vedr. udskiftning m.v. under kampene.

         

        Fodbold

        Hverken Nikolaj eller Peter var ikke til stede. Men Nikolaj havde sendt disse kommentarer:

        U17-holdet har desværre trukket sig her 2 dage før efterårssæsonen, så det har været en dyr fornøjelse med dem, da kun en har betalt kontingent for foråret og jeg kan ikke sende brev ud til dem, da det ikke er lykkedes at få en spillerliste fra Wissam.

        Med hensyn til kontingent gør det samme sig gældende for seniorer, at en har betalt. Her har jeg dog sendt brev ud til resten, da jeg har en liste over dem. Så håber vi, det giver en reaktion.

        For old boys har foråret kørt lidt på pumperne og vi har fået en del hjælp udefra, så her har kun to betalt, mens seks er fritaget p.g.a. udvalg/trænere. Her i efteråret virker det til at blive noget bedre, så der forventer jeg nogle flere betalinger.

        Ungdomsholdende har som altid betalt, bortset fra årgang 02. Her kan jeg dog se, at folk også er begyndt at betale, så det er jo dejligt. Så er der kun problemet med, hvorvidt det er for forår eller efterår der betales, hvilket jeg har aftalt med Tina, at hun ser på, hvordan vi holder styr på.

         

        Manglende betaling af kontingenter vedr. fodbold er et stort problem. Der blev diskuteret, hvordan vi kan hjælpe med få pengene ind. Tania vil gerne møde op til kampene, og ”snakke” med spillerne, så de kan få betalt.

        AKTION: Tania taler med Nikolaj om dette.

         

        Tennis

        Der er ikke mange medlemmer. Der har ikke været så mange børn i år.

        Der afholdes generalforsamling 6/10 kl. 19.00 i klubhuset.

         

        Teater

        Der er blevet indkaldt til et ekstraordinært møde den 8/9 kl. 19.00.

        Kulsviergården har sat lejen op ved forestillinger og det giver ekstra udgifter på 30.000 kr.

        Desuden mangler der medlemmer.

        Der er ingen instruktør og der er ikke råd til musiker.

        Man kan heller ikke blive enige om pris vedr. leje af koldhal.

        Forplejning til forestillingerne er også problematisk.

        Teateret mangler opbakning af medlemmerne, og håber at på mødet få en afklaring, hvad der er opbakning til og hvad der kan gøres.

        Hovedbestyrelsen bakker op om teateret, og selvom det muligvis giver underskud denne sæson, så skal man gøre alt for at køre det videre.

         

        Børneteateret kører uden særlige problemer.

         

        Rulleskøjter

        Der startes op den 12. september. Peter har haft en snak med Wissam, som er villig til at køre cafeteriet. Der skal laves en kontrakt med Wissam. Der skal også indkaldes til et opstartsmøde.

         

        Badminton

        Opstart den 9/9 for børn og 1/10 for voksne.

        Jacob ønskede en liste over børnene hver uge. Tina sørger for at sende en til Nanna og Jacob hver uge i den første måned og derefter efter behov.

         

        Tania har haft en lille diskussion med Lene vedr. fjerboldskabet i depotet på Kulsviergården. Lene mener, at der er problemer med låsen, hvor Tania mener, at det er manglende nøgle, som er problemet.

        Elisa har modtaget en regning vedr. nøgler til skabet. Der skal ikke betales regninger fra Lene, før Peter har godkendt.

         

        Skydning

        Intet

         

        Klubhus

        Intet

         

        Kulsviergården/cafeteriet

        Landbo Ungdom og Kulsviergården afholder høstfest den 26/9.

         

        Der er fælles spisning på Kulsviergården torsdag den 27/8, hvor der vil blive serveret Pulled Pork.

         

        Byfestudvalg

        Ikke aktuelt

         

        Idrætslejr

        Er blevet drøftet

         

        It-Hjemmeside

        Intet nyt

         

        Banko

        Hjælp til bankoholdet:

        21. september 2015   Heidi

        16. november 2015    Tina

        18. januar 2016                           Jacob

        21. marts 2016

        16. maj 2016

         

        Lokalt Nyt

        Der er blevet sendt et review af Lokalt Nyt nr. 5 til dem, som har indlæg.

        Bliver udsendt i uge 37.

         

        HSI/DGI

        Intet.

         

        Lokalrådet

        Der afholdes generalforsamling den 27/10 kl. 19.00 på Kulsviergården. Merete håber, at bestyrelsen bliver siddende.

        Lokalrådet har været med til at sætte fokus på, at der ikke foregår ulovligheder i Nejede grusgrav og at aftalerne overholdes. Lokalrådet følger op på dette.

        Lokalrådet tog initiativ til et stormøde på skolen hvor følgende kom i spil:

        Skolen er omdrejningspunkt og samlingspunkt i lokalsamfundet for mange mennesker.

        Derfor skal den være attraktiv og udviklende.

        Den skal kunne tiltrække nye familier.

        Der må være et godt undervisnings-læringsmiljø på skalaen.

        Lokalrådet har flere arbejdende grupper:

        Veje/stier/trafik/natur                                Ansvarlige er Desiree, Carlo og Peter.

        Den grønne sløjfe                                         Ansvarlig er Merete

        Idræt/Kulsviergården/SFO                            Ansvarlig er Merete

        Arrangementer/kultur                                  Ansvarlig er Hugo og Steen

        IT, hjemmeside/Lokalnyt                              Ansvarlig er Peter

        Erhverv                                                        Ansvarlig er Hans Henrik

        Introduktion til nye beboere                         Ansvarlig er alle i Lokalrådet

         

        Der er statusmål for arbejdsgrupperne den 15/10 2015. Der skal være lavet visioner/strategi/handleplan. Videre vedtagelse den 31/12 2015 i Lokalrådet.

        Hans Henrik Formand for Lokalrådet var til dialogmøde den 24/8 – 15 med politikerne og de andre Lokalråd hvor det blev drøftet hvordan formen på de fremtidige møde skal være. Det skal nu op i økonomiudvalget og herefter vil der komme en beslutning.

        Der er planlagt et midtvejsmøde den 19/9 2015 kl. 9.30 med start på Kulsviergården til morgenkaffe og snak. Der er indbudt repræsentanter for byrådet(2 fra hvert parti) og Lokalrådet samt repræsentanter fra de foreninger der er medlemmer af Lokalrådet.

        Her vil blive drøftet:

        • Byrådets løfter efter sidste valg.

        • Høre om partiernes visioner for lokalområdet frem til valget 2017.

 

      1. Diverse

        Conventus gennemgang

        Blev ikke gennemgået. Aktion: Tina kommer med noget næste gang.

         

        Hvem tager mad med ved næste møde

        Tania og/eller Jacob.

         

      2. Eventuelt

        Intet

         

        Næste møde er den 17/9 kl. 18.00

         

        30/8 2015

        Tina Folkmann