Søg på ASGI.DK

HB møde referat 2015 03 PDF Udskriv Email
Skrevet af Tina Folkmann   

Referat

 

Hovedbestyrelsesmøde

torsdag den 17. september 2015 kl. 18

i klubhuset

 

Tilstede: Peter Windum, Jacob Bertelsen, Heidi Liljedahl, Elisa Schjønnemann, Lotte Voergaard og Tina Folkmann.

Afbud: Nicolaj Lyng Madsen, Merete Klem Andersen.

 

Da håndholdsafdelingen på nuværende tidspunkt er nedlagt vil Tania W. Madsen og Karina Andersen ikke deltage i møderne.

 

      1. Godkendelse af referat fra sidste møde

        Ingen kommentarer og hermed godkendt.

         

      2. Gennemgang af personlige aktioner (opgaver) fra sidste møde

        Fremlæggelse af regnskab for Sport og samværsarrangementet 15/8 Tina fremlagde kort regnskabet. Arrangementet gav et lille overskud på 1.543,76. Vedlægges.

         

        Hvem har nøgler til Kulsviergården?

        Heidi har kun hørt fra Gymnastikken.

        AKTION: Håndbold skal overdrage nøglerne til Heidi – Heidi kontakter Tania. Fodbold, Badminton og Rulleskøjteafd. skal sende navnene på dem, som har en nøgle til Kulsviergården til Heidi.

        Når der er styr på nøglerne, skal Heidi overdrage opgaven til Tina.

         

        Hallejeoversigt

        Tina har sendt rettelser til Kulsviergården. Tina har informeret Kulsviergården om, at vi ikke har håndbold mere. Kulsviergården har spurgt, om der kommer noget andet i stedet for håndbold.

        Dette blev diskuteret og der blev besluttet at rykke voksen badminton fra torsdag kl. 20.30 til onsdag kl. 19.00. AKTION: Tina melder tilbage til Kulsviergården om ændringen vedr. badminton.

        Endvidere skal Tina undersøge om håndbold har booket hallen til søndagskampe og få dem aflyst. Hallejeoversigten sendes til Elisa.

         

        Leje af hal

        Vi vil gerne have ændret timeantallet, som vi er forpligtiget til at leje hallen. Peter har ikke fået talt med Kulsviergården om dette endnu, men det gør han.

         

        Ændring af regnskabsperiode

        Elisa har hørt fra afdelingerne, og det er blevet besluttet at vi ikke ændre på regnskabsperioden, før det bliver et krav, at vi skal gøre det.

         

        Maling af tavlerne på Kulsviergården

        Tania har ikke spurgt Kulsviergården om dette.

         

        Tekst til infotavler og til folderen

        Tina har ikke modtaget noget.

        Tina har brugt teksten, som står på hjemmesiden, og det har hun sat op på tavlerne på Kulsviergården.

        Endvidere vil Tina bruge det sammen info og sætte det op i glasskabene på Klubhuset i løbet af de næste 14 dage.

         

        Kontakt til Skævinge Idrætsforening

        Dette blev ikke nævnt på mødet, men Tina har sendt en mail til Skævinge Idrætsforeningen, men har ikke hørt fra dem endnu.

         

        Træner til Floorball

        Tania har undersøgt, om hun kunne finde en træner til Floorball, og det kunne hun desværre ikke.

         

        Handicapidræt

        Heidi har ikke fået undersøgt det. AKTION: Heidi undersøger det nærmere til næste gang.

         

        Æresmedlemmer

        Tina har efterlyst retningslinjer vedr. æresmedlemmer. Peter har ikke fået kigget på det. Birgit skulle også spørge om en opdateret liste AKTION: Peter ser efter retningslinjer. Tina kontakter selv Gitte Hein om en opdateret liste.

         

        Børneattester

        Tina har ikke modtaget børneattester fra afdelingerne, kun fra Gymnastikken.

        AKTION: Alle afdelinger, som har med børn at gøre, skal sørge for at der bliver udfyldt børneattester. De skal sendes til Tina Folkmann, Lyngbakken 33, 3400 Hillerød eller afleveres på næste møde. Det er meget vigtigt, at vi får dem lavet, ellers får vi ikke nogen tilskud af kommunen.

         

         

        Kontrakter og aftaler

        Alle aftaler skal være skriftlige. Alle kontrakter og aftaler skal ligge i Conventus. Hvis afdelinger og bestyrelse har aftaler m.v. liggende og de ikke ligger i Conventus, skal de sendes til Tina, som sørger for at ligge dem ind i systemet. Vi skal have en kontrakt med Birgit og Finn. Peter har ikke kontaktet Birgit.

        Vi har fået lavet en kontakt med Wissam i forbindelse med cafeteriet om lørdagen, når der er rulleskøjteløb.

         

      3. Meddelelser fra formanden

        Sluch ice maskinen i Rulleskøjteafdelingen

        Der har været en dialog omkring, hvor vidt sluch ice maskinen skal være slukket fra gang til gang. Det er et stort arbejde at skulle tømme og rengøre den hver gang. Sidste år satte vi den på køl, når den ikke var i brug. Kulsviergården sagde sidste år, at den brugte megen strøm og vi betalte også ekstra regning vedr. denne.

        Pia Jensen har sendt en mail til Kulsviergården om dette problem og vi afventer svar.

         

        Vandskade i depotet på Kulsviergården

        Der har været en vandskade i juli måned. Vibeke har sendt en sms til Peter, men da han var i udlandet, har han ikke fået den. Vibeke har ikke fulgt op på dette. Når Gymnastikken så starter op, er der nogle af redskaberne, som sejler i vand. ASGI´s forsikring dækker ikke. Peter er i dialog med Kulsviergården, som har et ønske om at Kulsviergården dækker udgifterne til reparation/erstatning vedr. skader på redskaberne i forbindelsen med vandskaden. De har efterspurgt en pris på dette, og Tina har oplyst, at dette vil koste ca. 25.000-30.000 kr. Vi afventer nu svar fra Kulsviergården.

         

        Støtteforeningen

        Vi har en støtteforening, hvor overskud fra bankospil og Alsønderup Fester bliver placeret. Der bliver afholdt et møde en gang om året. Det er blevet sendt en mødeindkaldelse ud til den 7. oktober. Peter har bedt Betty om flytte mødet til efter den 20. oktober, da han er ude at rejse.

        Da Tania ikke mere deltager i møderne og dermed heller ikke i Støtteforeningen, skal der findes en anden. Heidi blev valgt.

        På mødet deltager Peter, Tina og Heidi.

         

        Floorball – mangler bander

        Peter er blevet kontaktet af Floorball, at der stadigvæk ikke er sat bander op om tirsdagen, når de træner. Peter har nu igen rykket Kulsviergården. Betty har lovet, at de bliver sat op på tirsdag.

         

        Vand i vaskerummet

        Peter blev ringet op fra Allan fra fodbold, at der var vand i vaskerummet. I den forbindelse blev der talt op, hvad proceduren er, hvis der sker sådanne ting. Heidi har kontaktet kommune, og afventer svar vedr. hvilken procedure vi skal bruge.

         

        Vedr. vandskaden, så er vandbeholderne nu blevet udskriftet.

         

      4. Meddelelser fra Næstformanden

        Lys på banerne

        Lyset kan tændes fra 16.00-22.30. Efter kl. 22.30 kan det ikke tændes. Det burde virker nu.

        AKTION: Heidi skal informere fodboldafdelingen om dette.

         

        Lampe udskiftet

        Der er blevet udskiftet en lampe på toilettet til en med bevægelsescensor.

         

        Regning vedr. taget

        Heidi skal have bilag vedr. reparation af taget. Kommunen skal betale den regning.

         

        Møde med kommunen

        Heidi skal holde møde med kommunen fredag den 25/9 vedr. halvtaget. Kommunen vil gerne have en fra tennisafdelingen med.

        Heidi vil kontakte Hans Asmussen.

        Heidi vil endvidere spørge kommune om evt. overtagelse af cykelklubbens lokaler, så kan tennis bruge dem i stedet for skuret.

         

        Maling til klubhuset

        Heidi skal spørge kommune om maling til baderummene. Fodboldafdelingen vil gerne male.

         

      5. Meddelelser fra kasserer

        Støtteforeningen

        Det blev besluttet, at vi lader pengene stå i støtteforeningen. Elisa giver Betty besked på, at hun ikke skal overfører pengene til os, som hun plejer at gøre.

         

        Aflevering af halvårsregnskab

        Alle kassererne skal aflevere bilag pr. 30/9 til Elisa inden den 15. oktober 2015.

         

        Opsætning af bander

        Elisa skal undersøge, om vi har betalt for opsætning af bander til fodbold og til net ved badminton.

         

         

      6. Meddelelser fra sekretæren

        Intet nyt.

         

         

      7. Kort orientering fra afdelingerne

        Gymnastik

        Gymnastikken har haft en god start på alle børneholdene, undtagen Yoga for børn, hvor der ikke er nogen børn endnu.

        Tina skal holde møde den 24/9 med TRESS, for at finde ud af, hvad vi gør med Airtrachene, som er i stykker.

         

        Håndbold

        Dameholdet har desværre besluttet at flytte til St. lyngby og træne. Vi har så ingen håndboldafdelingen mere og Tania og Karina vil derfor ikke deltage i møderne mere.

        Vi siger tusind tak til Tania og Karina for et godt samarbejde.

         

        Fodbold

        Hverken Nikolaj eller Peter var igen ikke til stede.

        Nikolaj har sammen med Tania været oppe og snakke med seniorene. De havde virket utrolig ligeglade med, hvad de sagde.

        Nikolaj har talt med Wissam, som lovede at tage en snak med dem igen. Der bliver ikke udleveret spillercertifikater på nogle, før de har betalt.

        For oldboys er der 4, der har betalt + 6 frie for betaling. Forventer et par betalinger mere.

        Hos årgang 02 er der 6, som har betalt, og der forventes flere betalinger.

         

        Manglende betaling af kontingenter vedr. fodbold er et stort problem. Det blev igen diskuteret. Der skal gøres noget. Der bliver stoppet for al indkøb (udgifter). Endvidere vil Peter tage en snak med holdet, for at høre hvad de havde tænkt sig med holdet og om betaling af kontingentet,

         

        Tennis

        Intet nyt.

         

        Teater

        Der var indkaldt til et ekstraordinært møde den 8/9. Teaterafdelingen var glad for opbakningen fra hovedbestyrelsen (Heidi og Tina)

        Teaterafdelingen står ud for en stor udfordring. Man er blevet enige om at fortsatte 1 år mere, og så tage det op igen.

        Man har fået opbakning af medlemmerne, at de bruger 10 timer mere til stoleopsætning, stå i baren og servering.

        Man vil gerne have med i kontrakten, at der fremadrettet max må være en stigning på 2%.

        Kulsviergården har givet deres rum, som de bruger til sminkerum til fredagsbanko. Kulsviergården har tilbudt dem at få Maler Jensens stue i stedet for.

        Der var også et problem med hensyn til spiritusbevilling. Heidi sender Lotte et link til en side, hvor man kan teste, om man har behov for en bevilling.

        Endvidere vil Heidi kontakte Politiet, for at høre, hvad der skal til for at få en spiritusbevilling.

        Heidi har tilbudt teaterafdelingen, at de kan låne hallen og klubhuset til at øve i.

        Jacob forslog, at teaterafdelingen kunne søge efter hjælp ved at man gav nogle fribilletter væk, som tak for hjælpen.

         

        Børneteateret fortsætter, som de plejer.

         

        Rulleskøjter

        Startede op den 12. september. Der havde ikke været så mange.

         

         

        Badminton

        Startede op den 9/9 for børn. De store børn bliver væk. Kan skyldes at de har idræt i skolen om onsdagen og derfor er trætte.

         

        Skydning

        Intet

         

        Klubhus

        Intet

         

        Kulsviergården/cafeteriet

        Intet.

         

        Byfestudvalg

        Ikke aktuelt

         

        Idrætslejr

        Det er børn fra 4-7 klasse, som kan komme med på Idrætslejr næste år.

        Der skal søges om voksne ledere i næste Lokalt Nyt.

        Heidi skal lave en indbydelse til Idrætslejren. Det skal sendes til Lokalt Nyt inden den 21. oktober.

         

        Der skal fremlægges et regnskab for dette års Idrætslejr på næste møde.

         

        It-Hjemmeside

        Intet nyt

         

         

         

         

         

         

         

        Banko

        Hjælp til bankoholdet:

        21. september 2015   Heidi

        16. november 2015    Tina

        18. januar 2016                           Jacob

        21. marts 2016

        16. maj 2016

         

        Lokalt Nyt

        Der er deadline den 21. oktober for indslag til Lokalt Nyt.

         

        HSI/DGI

        Intet.

         

        Lokalrådet

        Der afholdes et midtvejsmøde den 19/9 2015 kl. 9.30 med start på Kulsviergården til morgenkaffe og snak. Tina deltager på vegne af ASGI.

         

         

      8. Diverse

        Conventus gennemgang

        Blev ikke gennemgået.

         

        Hvem tager mad med ved næste møde

        Peter

         

      9. Eventuelt

        Intet

         

        Næste møde er den 22/10 kl. 18.00

         

        21.09.2015

        Tina Folkmann

         


AKTIONS

 

Emne

Ansvarlig

Start dato

Oversigt over hvem der har nøgler til Kulsviergården

Heidi

20.08.2015

 

Hallejeoversigt

Info til Kulsviergården om ændring af badminton samt undersøge om håndbold har booket søndage til kampe

Tina

17.09.2015

Kontakte Kulsviergården vedr. ændring af timeantallet

Peter

20.08.2015

Info på tavlerne på Klubhuset

Tina

20.08.2015

Kontakt til Skævinge Idrætsforening

Tina

20.08.2015

Handicapidræt

Heidi

20.08.2015

Retningslinier vedr. æresmedlemmer

Peter

20.08.2015

Opdateret liste over æresmedlemmer

Tina

17.09.2015

Børneattester

Tina

20.08.2015

Kontrakt med Birgit og Finn vedr. Klubhuset

Peter

17.06.2015

Betaling af kontingenter – Fodbold

Peter

17.09.2015

Info til fodbold om lys på banerne

Heidi

17.09.2015

Spørge kommune vedr. maling til baderummene

Heidi

17.09.2015

Elisa undersøger om vi betaler for opsætning af bander

Elisa

17.09.2015

Aflevering af bilag til halvårsregnskab

Elisa

17.09.2015

Elisa skal kontakte Betty, at vi ikke skal have overført penge fra Støtteforeningen

Elisa

17.09.2015

Spiritusbevilling til teaterafdeling – kontakte Politi

Heidi

17.09.2015

Indbydelse til Idrætslejr

Heidi

17.09.2015

Søge om voksne ledere til Idrætslejr

Heidi

17.09.2015

Fremlæggelse af regnskab fra Idrætslejr i sommers på næste møde 22/10-15

Peter/Heidi

17.09.2015

Kommune skal vende tilbage med en procedure, som skal bruges, når der sker noget med klubhuset

Heidi

17.09.2015