Referat

 

Hovedbestyrelsesmøde

torsdag den 25. februar 2016 kl. 18

i klubhuset

 

Tilstede: Peter Windum, Heidi Liljedahl, Elisa Schjønnemann, Nikolaj Lyng Madsen, Merete Klem Andersen og Tina Folkmann.

Afbud: Jacob Bertelsen og teateret.

 

 

1.   Godkendelse af referat fra sidste møde

Ingen kommentarer og hermed godkendt.

 

2.   Gennemgang af personlige aktioner (opgaver) fra sidste møde

Hvem har nøgler til Kulsviergården?

Heidi har hørt fra Fodbold, Gymnastik og Rulleskøjteafdelingen. Peter har modtaget en masse nøgler fra Håndbold; Karina, som nok indeholder nøgler, som Heidi mangler.

Heidi rykker for de andre afdelinger.

Når der findes en oversigt over, hvem der har nøgler til Kulsviergården, overdrages opgaven til Tina.

 

Handicapidræt

Heidi har kontaktet Dansk Handicap Forbund, for at høre om de er interesseret i at have handicapidræt hos os. De vil vende tilbage, når de har fundet ud hvilke idræts, som de har brug for en hal til.

Heidi skal også have fokus på vores udendørsarealer, når Dansk Handicap Forbund vender tilbage.

 

Æresmedlemmer

Tina har kontaktet Gitte Seizing. Der står noget i Forretningsorden, ellers mener hun ikke, at der er noget.

 

Der står i forretningsorden:

Æresmedlemmer er kontingentfri og kan frit deltage i de af foreningen tilrettelagte arrangementer.

 

Ledere til Idrætslejr

Heidi er fuld gang med at spørge rundt. Det er ikke lykkedes endnu at finde ledere.

Der er brug for 4 ledere, hvor den ene er Heidi.

 

Nikolaj undersøger, hvad det vil koste at leje en bil mandag til torsdag i Tarm. Dette pga. at der har været en diskussion om hvad der kan betale sig; at tage en bil med hjemmefra eller leje en bil i Tarm.

 

Kommunen, procedure

Intet nyt. Kontaktpersonen i kommune har ferie i øjeblikket.

 

Kontakt til Cykelklubben vedr. oprydning

Peter har skrevet til Cykelklubben. Har ikke hørt fra dem. Rykker dem for et svar.

 

Rengøring af omklædningsrummene – kommune regi

Vi får ingen penge af kommunen til rengøring af klubhuset. Vi betaler Birgit og Finn for rengøring, men kun efter ASGI eget brug af klubhuset. Der er meget beskidt efter at skolen har brugt klubhuset. Heidi kontakter Hanne Lindegård vedr. rengøring af klubhuset, når skolen har brugt det.

 

Fanebæresuppleant

Tina har haft det oppe på møde i Gymnastikken. Man blev enige om, at tage dette op, når de starter en ny sæson op.

 

Pokaler skal hjemkaldes

Tina har sendt ud til dem, som modtog pokalerne, og bedt dem om at returnere dem. De får alle et lille bæger i stedet for. Birgit og Finn har afleveret Foreningslederpokalen.

 

Maling til klubhuset

Wissam og Allan skal finde en dato. Allan vil prøve at få fat i nogle forældre og Wissam nogle spillere, så de kan få malet.

 

Heidi skal undersøge, hvor mange penge der er til maling.

 

 

3.   Meddelelser fra formanden

Intet nyt.

 

4.   Meddelelser fra Næstformanden

Intet nyt

 

5.   Meddelelser fra kasserer

Tennis har fået 3.487,80 kr. fra kommunen for reparation af skuret.

 

Elisa har sendt Driftsregnskabet til kommune. Driftsregnskabet blev kort gennemgået.

 

Elisa har modtaget en faktura vedr. rengøring af cafeteria med forkerte måneder. Elisa skal bede Betty om en kreditnota og en ny faktura, så der står de rigtige data på.

 

Stoleopsætning er noget vi betaler ekstra for og som vi ikke får tilskud til. Det kunne være godt, hvis det kunne komme ind under lejen, så vi kunne få tilskud fra kommunen.

 

Vedlagt driftsregnskabet samt bilagene til dette.

 

Medlemsaktivitet; Medlemsantallet er faldende.

Bilag vedlægges.

 

Vores interne revisor Poul-Erik har gennemgået bilagene fra regnskab 31/12-15.  Der var kommet nogle kommentarer, som bliver sendt ud til de kasserer, som det vedrører.

 

Der skal laves et budget for Hovedafdelingen. Budgettet blev gennemgået men ikke endeligt godkendt. Dette gøres på mødet i april.

 

6.   Meddelelser fra sekretæren

Tina har været inde og opdaterer nogle sider på hjemmesiden. Fandt en gammel folder vedr. Træner/leder. Hvis den bruges skal den opdateres. Ingen mente, at den blev brugt, så den bliver fjernet fra siden. Elisa og Tina opdaterer siden vedr. godtgørelser til trænere og udvalg.

Det er vigtigt, at alle afdelingerne checker deres sider og få slettet eller rettet siderne løbende, så vi ikke har noget gammelt liggende.

 

7.   Kort orientering fra afdelingerne

 

Gymnastik

Der har været afholdt planlægningsmøde vedr. opvisningen, som er den 10. april. Der skal være forplejning, som ”gamle dage”, hvor vi beder forældre, om at bage kage, som vi sælger. Der vil endvidere være salg af kaffe/te og sodavand. Salget vil foregå inde i hallen, så hjælpere kan følge med hvad der sker.

Tina har haft lidt udfordringer med Kulsviergården vedr. lån af kaffemaskinen. Kulsviergården har også et selskab i Teatersalen den dag. Men vi finder nok en løsning.

Vi skal have et gæstehold. Vi ved ikke helt, hvad det bliver til: Tina har kontaktet Blidstrup Gymnastik, som har et akrobat og cirkus hold. Men Tina har ikke hørt fra dem endnu.

 

Fodbold

Wissam har fået en til at prøve at indkræve kontingenter fra Seniorerne. Holdet er automatisk tilmeldt til sæsonen, og der skal derfor findes en afklaring, om holdet skal fortsætte og hvordan man håndtere kontingenterne.

Der skal afholdes et møde med Wissam, Nikolaj og Peter, for at finde ud af, hvorfor de ikke betaler kontingent. Grunden kunne være, at mange kun er med i nogle af kampene, og at træningen ikke fungerer optimalt. En løsning kunne være, at Wissam fik en hjælpetræner. Nikolaj sørger for at indkalde til mødet.

 

Wissam vil meget gerne på kursus. Det er der fuld forståelse for, men når der ikke kommer kontingenter ind, så har vi desværre ingen penge til kursus.

 

Der skal findes en løsning vedr. Seniorerne. Enten får vi kontingenter ind og holdet fortsætter, ellers bliver vi nødsaget til at lukke holdet.

 

Der mangler stadigvæk nogle sponsorpenge, som Wissam har sørget for. Nikolaj har ikke rykket, da han ikke rigtigt ved om holdet bliver til noget.

 

Der efterlyses efter en træner til årgang 11-12.

 

Årgang 02 skal til at spille 8 mands fodbold. Holdet tilmelder selv.

 

Tennis

Tennis har udsendt 40 spørgeskemaer, for at finde ud, hvad deres medlemmer forventer af Tennisafdelingen. De har fået 7 skemaer retur. De har alle meldt tilbage at de er tilfredse med aktiviteterne og udvalget.

 

Tennis har haft et møde med DGI. Tennis vil gerne etablere et samarbejde med Hillerød Vest Skolen, om at kunne tilbyde eleverne i 2-3 klasse et tennisforløb i skoletiden.

Projektet hedder Klar, parat, tennisstart.

DGI sørger for træner.

Det sluttes af med en ”event” sammen med forældre. Det er her at man er klar til at få nye medlemmer.

Endvidere vil Tennis også lave projektet ”Bevæg dig for livet”

For at kunne lave disse projekter, vil Tennis ansøge Hovedbestyrelsen om 4000 kr.

Hovedbestyrelsen synes, at det er en rigtig god ide, og vil gerne give penge til dette projekt. Der er kun et kræv, og det er, at der bliver lavet en massiv markedsføring på dette her via skoleintra, facebook, Lokalt Nyt og flyvers m.v.

 

 

Teater

Hverken Birgit eller Lotte var til stede.

 

Rulleskøjter

Der er kun 4 gange tilbage. Der har været lidt problemer med at få hjælpere.

Der er blevet lavet en ansøgning til Fødevareministeriet angående en smileyordning. Vi har ikke hørt fra dem endnu.

 

Peter har skrevet til Roller Derby, for at høre hvordan det går.

Det går ok, der er ikke så mange på holdet.

 

Badminton

Jacob var ikke stede.

 

Skydning

Intet nyt

 

Klubhus

Intet nyt

 

Kulsviergården/cafeteriet

Peter har deltaget i Kulsviergårdens bestyrelsesmøde i onsdags 24/2, hvor der blev talt om nedenstående punkter:

 

Kulsviergården har talt om at lave et Sankt Hans arrangement. ASGI vil også gerne være med til dette.

 

Der er 5 ledige skabe i depotet, som vi kan få. Der er 1 nøgle, som passer til alle skabe. Gymnastik og Roller Derby vil gerne have et skab. Muligvis også Badminton. Man skal kontakte Betty, hvis man vil have et skab.

 

Kulsviergården har set, at Gymnastikken har et hold om mandagen, hvor der er rigtig mange på holdet. De spørger, om holdet ikke vil ovre på Kulsviergården og træne. Tina har spurgt dem tidligere, og de vil ikke ovre på Kulsviergården.

 

Efter at Kulsviergården har tømt og renset boldkasserne, så står der en stor sort pose med indholdet fra kasserne i koldhallen. Det skal fjernes. Nikolaj kigger på det. Hvis indhold er ok, skal det tilbage i bænken igen.

 

Kulsviergården har spurgt, om det er ok, at have bannerne stående oppe hele tiden. Nu ved vi ikke, om vi får Håndbold igen, men ellers kan vi godt prøve dette.

 

Peter havde en drøftelse med Kulsviergården om timeantallet. Vi betaler for 7 timer (14-23) og vi vil gerne have dette nedsat til 5 timer (16-23). Det var Kulsviergården ikke meget for, men er villig til at finde en løsning, så alle er tilfredse med.

 

Vi diskuterede om vi fik tilskud for timerne eller efter driftsudgifterne. Og det ser ud til at vi får tilskud efter, hvor mange timer vi har. Peter vil sende vores tilskudstilsagn fra kommune til Kulsviergården til orientering.

 

Idrætslejr

1 tilmelding og 1 betaling.

 

Brug Gymnastikkens opvisning til at reklamere. Det gælder alle afdelinger. Der kan lægges materiale ud på bordene eller hænges plakater op.

 

It-Hjemmeside

Husk at opdatere eller læg oplysninger ind på hjemmesiden.

 

Banko

Hjælp til bankoholdet:

21. september 2015   Heidi

16. november 2015    Tina

18. januar 2016                           Jacob

21. marts 2016                            Tina

16. maj 2016                               Fodbold

18. juli 2016                               Peter

 

Mandagsbanko og fredagsbanko er begyndt at samarbejde.

Kulsviergården og ASGI står med en stor udfordring med hensyn til at finde afløsere til Mandagsbanko.

 

Lokalt Nyt

Lokalt Nyt har afholdt generalforsamling. Der mødte 3 personer fra Lokalrådet op.

Lokalrådet kom med forslag om, at lave bladet til en elektronisk udgave, så man kan komme ud til flere folk. Man kunne have lønnet folk til at skrive indlæg til bladet.

 

Peter synes det lyder spændende. Men er der fordele og ulemper vedr. dette. Der er mange ældre, som gerne vil have en papirudgave.

 

Der er blevet oprettet en arbejdsgruppe, bestående af Peter, Anja og Hugo. Man skal i den næste års tid drøfte fordele og ulemperne ved at lave en elektronisk udgave. Der holdes et møde en gang om måned i arbejdsgruppen.

 

Vi drøftede i denne forbindelse om betaling til Lokalt Nyt, hvor ASGI ligger mange penge til dette blad. Der er nogen, som kommer med mange indlæg til bladet, som ikke betaler noget, og det er måske ikke rimeligt.

 

HSI/DGI

Intet nyt.

 

Lokalrådet

Der er indvielse af stien mellem Rævegravvej og Møllehøjvej den 3. marts 2016 kl. 16.30. Borgmester Dorte Meldgaard deltager.

 

Der er ved at blev kigget på vedtægterne vedr. lokalrådene. Hvem må sidde i bestyrelsen m.v.

 

Der kommer til at bo flygtninge i Klubbens gamle hus. Lokalrådet vil byde dem velkommen og fortælle lidt om området og hvad vi kan tilbyde dem. Dette vil ASGI også være med til.

 

Arbejdsgruppen vedr. SFO/Kulsviergården/ASGI er gået lidt i stå, da Susan fra SFO har haft travlt med flytning af SFO.

 

Skolen har søgt midler til teater og til et projekt vedr. arbejde med åbne rum.

 

 

8.   Diverse

Forsikring

Peter er blevet kontaktet af Tryg forsikring vedr. en skade på briller under træning, som Gymnastikkens hjælpetræner har været udsat for. Han har meldt tilbage, at det er ok.

 

Musikanlæg

Musikanlægget er kommet på Kulsviergårdens højtalere. Vi har et problem med at forstærkeren smider mere ud end højtalerne kan tåle. Der skal være en begrænsning på, hvor højt der må skrues op på anlægget. Peter kontakter Ole, for at få løst problemet.

 

De gamle højtalere skal tages ned.

 

Håndbold

Peter har fået en henvendelse, om det er muligt at træne håndbold om onsdagen igen. Lige i øjeblikket har Roller Derby træningstid om onsdagen. Peter vil kontakte Roller Derby, og undersøge, hvor meget tid de bruger. De kunne evt. dele tiden.

 

Tanker fra møde med Lasse Petersen, Skævinge

Dette punkt nåede vi ikke. Tages på til næste møde

 

 

 

 

Hvem tager mad med ved næste møde

Heidi sørger for at mad og drikke til næste møde

 

 

9.  Eventuelt

 

Næste møde er den 17/3 kl. 18.00 i klubhuset

 

 

28.02.2016

Tina Folkmann

 

AKTIONS

 

Emne	Ansvarlig	Start dato
Oversigt over hvem der har nøgler til Kulsviergården	Heidi	20.08.2015
Handicapidræt	Heidi	20.08.2015
Søge om voksne ledere til Idrætslejr	Heidi	17.09.2015
Kommune skal vende tilbage med en procedure, som skal bruges, når der sker noget med klubhuset udenfor den daglige arbejdstid	Heidi	17.09.2015
Kontakt til Cykelklubben vedr. oprydning af lokaler	Peter	22.10.2015
Rengøring af omklædningsrummene efter at skolen har været der Kontakt til Hanne Lindegaard vedr. rengøring	Heidi	22.10.2015
Fanebæresuppleant	Tina	22.10.2015
Male lokaler i klubhus	Nikolaj	14.01.2016
Møde med Wissam, Nikolaj og Peter vedr. Seniorerne	Nikolaj	25.02.2016
Undersøgelse vedr. Håndbold og træningstider	Peter	25.02.2016
Checke indhold i pose i Koldhal (indhold fra bænkene)	Nikolaj	25.02.2016
Musikanlæg, kontakt til Ole	Peter	25.02.2016
Leje af hal, Ændring af timeantal	Peter	19.11.2015
Godkendelse af budget 2016-2017	Elisa	25.02.2016