Referat

 

Hovedbestyrelsesmøde

torsdag den 17. marts 2016 kl. 18

i klubhuset

 

Tilstede: Peter Windum, Heidi Liljedahl, Elisa Schjønnemann, Jacob Bertelsen, Birgit Sejer Nielsen, Tina Folkmann.

Afbud: Nikolaj Lyng Madsen, Merete Klem Andersen.

 

1.   Godkendelse af referat fra sidste møde

Ingen kommentarer og hermed godkendt.

 

2.   Gennemgang af personlige aktioner (opgaver) fra sidste møde

Hvem har nøgler til Kulsviergården?

Intet nyt i sagen.

 

Handicapidræt

Intet nyt i sagen

 

Ledere til Idrætslejr

Heidi har ikke fundet nogen endnu. Det blev diskuteret. Det er ikke meningen, at opgaven kun skal ligge hos Heidi. Alle afdelingerne skal være med til at finde personer, som kunne være interesseret i at være med på Idrætslejren. Det er rigtig vigtigt, at vi prøver at få løst dette til næste møde. Tiden nærmere sig hastigt og det ville være ærgerligt, hvis vi måtte aflyse Idrætslejren på grund af manglende hjælpere.

 

Kommunen, procedure

Rengøringslederen Janne kontakter Anders på kommunen om en procedure, som omhandler, hvad man gør, hvis der sker noget i klubhuset efter arbejdstiden.

 

 

Kontakt til Cykelklubben vedr. oprydning

Cykelklubben har afholdt bestyrelsesmøde, og de er ikke interesseret at give slip på lokalerne.

Peter har tilbudt, at hvis vi kunne deles om Cykelklubbens lokaler, så kan de benytte de andre lokaler, når de har deres arrangementer.

Det er Cykelklubben interesseret i. Peter vil arrangere et møde oppe i klubhuset med Cykelklubben, hvor de kan få lagt nogle retningslinjer, hvordan det skal foregå.

 

Rengøring af omklædningsrummene – kommune regi

Heidi har kontaktet Hanne Lindegaard, som har kontaktet kommunens Rengøringsleder Janne. Janne har kontaktet Heidi. Det vil koste 20.000 kr. for rengøring af gang, toiletter og baderummene. Pengene skal findes, og derfor er det blevet sendt til kommunens økonomiafdeling. Janne skal undersøge, hvor ofte skolen bruger klubhuset – umiddelbart 2 gange om ugen. Der vil kun blive gjort rent i sommerhalvåret, da det kun er der, skolen bruger lokalerne.

Janne rykker Anders fra kommunen om en procedure, hvis der sker noget i klubhuset efter arbejdstiden.

 

Fanebæresuppleant

Afventer næste sæson. Det behøver ikke være gymnastik, som skal komme med en, det kan også være en anden fra de andre afdelinger, som kan blive fanebæresuppleant.

 

Maling til klubhuset

Intet nyt. Peter rykker Nikolaj.

 

3.   Meddelelser fra formanden

Intet nyt.

 

4.   Meddelelser fra Næstformanden

Intet nyt

 

5.   Meddelelser fra kasserer

Budgettet for HB blev gennemgået. Elisa fortalte, at hallejen på 355.000 kr. var det fulde beløb på, hvad det koster os at leje hallen. Elisa har senere meddelt, at dette er en fejl. HB betaler 70 % af hallejen; ca. 355.000 kr., så kommer der alle afdelingerne. Vi kommer i alt op på ca. 507.150 kr. Det ser ikke godt ud. Vi betaler meget i halleje.

 

Peter skal undersøge om vi betaler halleje i ferier.

 

Afdelingerne skal nu lægge deres budget for næste sæson, som skal forelægges bestyrelsen til næste møde. Tina laver budget for Badminton og sender til Jacob og Nanna til eftersyn.

 

 

VIGTIGT!! ALLE afdelinger skal deltage i næste møde, Hvis man ikke kan komme, skal man sende en anden person fra afdelingen.

 

6.   Meddelelser fra sekretæren

Intet nyt

 

7.   Kort orientering fra afdelingerne

Gymnastik

Der har været afholdt møde med de 2 instruktører, som sidder i bestyrelsen. Der er blevet planlagt næste sæson. 6 hjælpetrænere holder op. Der ser ud til, at de nye hjælpetrænere er blevet fundet til næste sæson. Der kan sandsynligvis ikke findes en instruktør til mor/far og barn gymnastik til næste sæson, så gymnastikken har ingen hold til de helt små børn.

Der skal bruges en del penge på kurser til næste sæson. De nye hjælpetrænere skal på kursus, samt gymnastikken skal have deres certificering fornyet med Gymdanmark vedr. kvalitet i børnegymnastikken. Det kræver et kursus, og da der er kommet mange nye instruktører og hjælpetræner til siden vi sidst afholdt det, skal vi starte forfra.

Udgifter til kurser ligger omkring 25.000 kr. Gymnastikken forventer at mange af pengene kommer retur, når der bliver søgt tilskud fra kommunen.

 

Tina vil tage en sæson til, men håber at der komme nogle ind i bestyrelsen til næste sæson. Der vil blive informeret om dette til opvisningen den 10. april 2016.

 

Der afholdes generalforsamling den 19. maj kl. 19.30.

 

Fodbold

Peter har holdt møde med Wissam og Nikolaj vedr. de manglende indbetalinger for seniorerne.

 

Nikolaj har fået en medlemsliste over spillerne. Det er ikke meningen, at Wissam skal indkræve kontingenter. Der blev aftalt, at Firaz vil sørge for at indkræve kontingenterne. Nikolaj skal følge op på det løbende.

 

Spillerne skal informeres om, hvad de betaler for; Kridt, tilmelding til kampe, dommer, bøder.

 

Spillercerfikat bliver ikke udleveret, hvis man ikke betaler sit kontingent.

 

Hvis kontingenterne ikke bliver betalt, så må man lukke holdet.

 

Der mangler stadigvæk at blive indbetalt fra sponsorer, som har lovet at bidrage med nogle penge:

Fix Phone                  2000 kr.

Stark                                          2000 kr.

Rasmus HHM                600 kr.

CAP                                            1500 kr.

 

Wissam rykker Fix Phone, Stark og CAP og Nikolaj snakker med Rasmus.

 

Peter har foreslået, at Wissam får sig en hjælpetræner. Wissam vil arbejde videre med det.

 

Wissam får ingen løn for sit arbejde som træner. Han vil gerne på trænerkursus. Wissam skal undersøge, hvornår det afholdes og hvor mange penge det koster.

 

Tennis

Projektet ”Klar, parat, tennisstart” bliver nu sat i gang.

 

Teater

Man er i gang med at øve til revyen, som bliver spillet slut maj og start juni måned. Der vil være spisning før forestillingen. Spisningen sørger Teaterafdelingen selv for. Niels vil ikke lave mad til under 70 personer, og vil have at vide 14 dage før, hvor mange der kommer. Derfor har man besluttet, at man selv vil sørge for det.

 

Der afholdes generalforsamling i juni måned.  Birgitte Enghave, Louise Christensen, Birgit Sejer Nielsen og Gitte Hein er på valg. Birgitte ved ikke, om hun fortsætter. De andre holder op. Lotte Voergaard og Janik Hingstrup er i bestyrelsen.

 

Da man ikke har råd til at leje Kulsviergården, øver man i klubhuset. Man har booket Kulsviergården 4 gange tæt på revyens afholdelse.

 

Jacob foreslog, at Teateret kunne i samarbejde med Kulsviergården lave revy i forbindelse med julefrokost m.v.

 

Rulleskøjter

Rulleskøjteafdelingen afholder generalforsamling den 25. april 2016 kl. 19.30 i cafeteriet på Kulsviergården.

 

Badminton

De små har meget svært ved at høre efter, hvad der bliver sagt.

 

Det er svært at fastholde de store børn. Det er generelt et problem for alle afdelingerne.

 

 

 

 

Tina foreslog, at der blev lavet en bestyrelse, som kunne være med til at reklamere og lave arrangementer. Det betyder rigtig meget, at afdelingerne har en bestyrelse. Deres arbejde er meget vigtigt. Det er meget ærgerligt, at der ikke er særlig mange, som har lyst til at gå ind i dette arbejde.

 

Skydning

Tina har set, at der i et stykke tid har været tænkt lys i lokalerne. Elisa sender en besked til formanden.

 

Klubhus

Intet nyt

 

Kulsviergården/cafeteriet

Nikolaj har lovet at checke indhold af pose i koldhal (indhold fra bænkene), når han skal ud at køre med lopper.

 

Peter skal skrive et brev til Kulsviergården vedr. nedsættelse af haltimer.

 

Idrætslejr

5 tilmeldinger og 2 betalinger.

 

Nikolaj har undersøgt vedr. billeje til idrætslejren. 300 kr. i leje pr. dag, inkl. 100km, herefter kr. 2 pr. kørte km. Tillæg på kr. 35 for hver ekstra person, der skal køre bilen. Dette kunne være en mulighed.

 

It-Hjemmeside

Husk at opdatere eller læg oplysninger ind på hjemmesiden.

 

Banko

Hjælp til bankoholdet:

21. marts 2016                            Tina

16. maj 2016                               Heidi

18. juli 2016                               Peter

 

Der er rigtigt svært at finde hjælpere til bankoholdet. Et problem som Kulsviergården og ASGI tager meget alvorligt. Det blev diskuteret.

 

Lokalt Nyt

Der har været afholdt 1 møde i arbejdsgruppen, som i den næste års tid skal drøfte fordele og ulemperne ved at lave en elektronisk udgave.

 

HSI/DGI

Intet nyt.

 

 

Lokalrådet

Merete var ikke til stede.

 

8.   Diverse

Haltidsfordeling

Det er tid til at afdelingerne kommer med ønsker til hallejefordelingen. Tina sender mail ud.

 

Musikanlæg

Peter og Ole skal mødes over i Kulsviergården for at finde en løsning.

Vi har et problem med at forstærkeren smider mere ud end højtalerne kan tåle. Der skal være en begrænsning på, hvor højt der må skrues op på anlægget.

 

De gamle højtalere skal tages ned.

 

Udpegning af årets pokalemner med begrundelse

Tina sender mail ud til alle afdelinger.

 

Tina har sendt en indstilling vedr. Aktivpokalen til Peter og Heidi.

 

Planlægning af generalforsamling

Generalforsamlingen afholdes onsdag den 18. maj 2016 kl. 19.30.

 

Elisa og Heidi er på valg.

 

Peter skal spørge Poul Erik og Linda, om de vil fortsætter som revisor og revisorsuppleant til næste sæson.

 

Peter skal spørge Hans Rasmussen, om han vil være dirigent.

 

Elisa er ikke til stede på mødet, så Hans Asmussen har lovet at komme og foreligge regnskabet. Tina skal sørger for, at regnskabet bliver underskrevet.

 

Tina og Heidi sørger for forplejningen samt indkøb af vin til vores 2 hjælpere under generalforsamlingen.

 

Alle afdelingerne skal være til stede og fremlægge årsberetning.

 

Tanker fra møde med Lasse Petersen, Skævinge

Der blev besluttet, at vi arrangere et møde i starten af næste sæson, hvor vi får drøftet, hvordan vi skal drive foreningen videre.

 

Hvem tager mad med ved næste møde

Birgit sørger for at mad og drikke til næste møde.

 

 

 

 

 

9.  Eventuelt

 

Næste møde er den 14/4 kl. 18.00 i klubhuset

 

23.03.16 

Tina Folkmann

AKTIONS

 

Emne	Ansvarlig	Start dato
Oversigt over hvem der har nøgler til Kulsviergården 20/8-15 Heidi har brug for at vide, hvem der har nøgle til Kulsviergården. AKTION: Håndbold, Gymnastik, Fodbold, Badminton og Rulleskøjteafd. skal sende navnene på dem, som har en nøgle til Kulsviergården til Heidi. 17/9-15 Heidi har kun hørt fra Gymnastikken. AKTION: Håndbold skal overdrage nøglerne til Heidi – Heidi kontakter Tania. Fodbold, Badminton og Rulleskøjteafd. skal sende navnene på dem, som har en nøgle til Kulsviergården til Heidi. Når der er styr på nøglerne, skal Heidi overdrage opgaven til Tina. 22/10-15 Heidi har kun hørt fra Gymnastikken. Alle afdelinger skal melde tilbage til Heidi hurtigst muligt, hvem der har nøgler til Kulsviergården. Det drejer som om nøgler til cafeteriet, hoveddøren og depot. AKTION: Heidi skal lave en liste, hvem der har nøgler til Kulsviergården, derefter skal opgaven gives videre til Tina. 26/11-15 Heidi skal lave en samlet oversigt over, hvem der har nøgler til Kulsviergården. Alle afdelinger skal spørges. 14/1-16 Heidi har hørt fra Fodbold, Gymnastik og Rulleskøjteafdelingen. Heidi sender mail ud til Tennis, Badminton, Håndbold og Teater og får styr på, hvem der har nøgler til Kulsviergården. Derefter skal det videregives til Tina. 25/2-16 Heidi har hørt fra Fodbold, Gymnastik og Rulleskøjteafdelingen. Peter har modtaget en masse nøgler fra Håndbold; Karina, som nok indeholder nøgler, som Heidi mangler. Heidi rykker for de andre afdelinger. Når der findes en oversigt over, hvem der har nøgler til Kulsviergården, overdrages opgaven til Tina. 17/3-16 Intet nyt i sagen.	Heidi	20.08.15
Handicapidræt 20/8-15 Lavt medlemstal Heidi foreslog handicapidræt. AKTION: Heidi undersøger det nærmere. 17/9-15 Heidi har ikke fået undersøgt det. AKTION: Heidi undersøger det nærmere til næste gang. 22/10-15 Heidi har en veninde, som arbejder indenfor handicapidræt. Hun har foreslået, at man kan tilbyde Handicapidrætsforbund, at de kan bruge hallen til handicapidræt, da de mangler lokaler. Men da det skulle være i ASGI regi, så skal det undersøges nærmere, hvordan vi gør. AKTION: Heidi undersøger det nærmere. 26/11-15 Intet nyt. 14/1-16 Intet nyt. 25/2-16 Heidi har kontaktet Dansk Handicap Forbund, for at høre om de er interesseret i at have handicapidræt hos os. De vil vende tilbage, når de har fundet ud hvilke idræts, som de har brug for en hal til. Heidi skal også have fokus på vores udendørsarealer, når Dansk Handicap Forbund vender tilbage. 17/3-16 Intet nyt i sagen.	Heidi	20.08.15
Søge om voksne ledere til Idrætslejr 17/9-15 Der skal søges om voksne ledere i næste Lokalt Nyt. 22/10-15 Der skal endvidere søges efter voksne ledere. Hvordan man vil gøre, vides på nuværende tidspunkt ikke. 26/11-15 Heidi er i gang med at spørge rundt. 14/1-16 Intet nyt. 25/2-16 Heidi er fuld gang med at spørge rundt. Det er ikke lykkedes endnu at finde ledere. Der er brug for 4 ledere, hvor den ene er Heidi. 17/3-16 Heidi har ikke fundet nogen endnu. Det blev diskuteret. Det er ikke meningen, at opgaven kun skal ligge hos Heidi. Alle afdelingerne skal være med til at finde personer, som kunne være interesseret i at være med på Idrætslejren. Det er rigtig vigtigt, at vi prøver at få løst dette til næste møde. Tiden nærmere sig hastigt og det ville være ærgerligt, hvis vi måtte aflyse Idrætslejren på grund af manglende hjælpere.	Heidi	17.09.15
Kommune skal vende tilbage med en procedure, som skal bruges, når der sker noget med klubhuset udenfor den daglige arbejdstid 17/9-15 Vand i vaskerummet Peter blev ringet op fra Allan fra fodbold, at der var vand i vaskerummet. I den forbindelse blev der talt op, hvad proceduren er, hvis der sker sådanne ting. Heidi har kontaktet kommune, og afventer svar vedr. hvilken procedure vi skal bruge. 26/11-15 Heidi skal rykke for proceduren, som skal bruges, når der sker noget med klubhuset udenfor den daglige arbejdstid. 25/2-16 Intet nyt. Kontaktpersonen i kommune har ferie i øjeblikket 17/3-16 Rengøringslederen Janne kontakter Anders på kommunen om en procedure, hvis der sker noget i klubhuset efter arbejdstiden.	Heidi	17.09.15
Kontakt til Cykelklubben vedr. oprydning af lokaler 22/10-15 Heidi har talt med Bjarne fra Cykelklubben. ASGI må gerne overtage lokalerne, hvis de har førsteret til lokalerne, når de har arrangementer. Heidi skal arrangere et møde med Cykelklubben, hvor man i fællesskab skal rydde op i rummene. 26/11-15 Der er ikke gjort noget ved sagen. 14/1-16 Peter kontakter formanden for cykelklubben, så de kan blive enige om, hvad der skal gøres. 25/2-16 Peter har skrevet til Cykelklubben. Har ikke hørt fra dem. Rykker dem for et svar.   17/3-16 Cykelklubben har afholdt bestyrelsesmøde, og de er ikke interesseret at give slip på lokalerne. Peter har tilbudt, at hvis vi kunne deles om Cykelklubbens lokaler, så kan de benytte de andre lokaler, når de har deres arrangementer. Det er Cykelklubben interesseret i. Peter vil arrangere et møde oppe i klubhuset med Cykelklubben, hvor de kan få lagt nogle retningslinjer, hvordan det skal foregå.	Peter	22.10.2015
Rengøring af omklædningsrummene efter at skolen har været der 22/10-15 Rengøring Det er kun meningen, at Finn og Birgit skal gøre rent i opholdsrummet og køkken. Omklædningsrummene trænger ofte til rengøring. Heidi har fået at vide, at når omklædningsrummene bliver brugt af skolen, kan det komme under kommuneregi. Heidi undersøger det nærmere. 26/11-15 Intet nyt. 14/1-16 Intet nyt. 25/2-16 Vi får ingen penge af kommunen til rengøring af klubhuset. Vi betaler Birgit og Finn for rengøring, men kun efter ASGI eget brug af klubhuset. Der er meget beskidt efter at skolen har brugt klubhuset. Heidi kontakter Hanne Lindegård vedr. rengøring af klubhuset, når skolen har brugt det. 17/3-16 Heidi har kontaktet Hanne Lindegaard, som har kontaktet kommunens Rengøringslederen Janne. Janne har kontaktet Heidi. Det vil koste 20.000 kr. for rengøring af gang, toiletter og baderummene. Pengene skal findes og derfor er det blevet sendt til kommunens økonomiafdeling. Janne skal undersøge, hvor ofte skolen bruger klubhuset – umiddelbart 2 gange om ugen. Det vil kun blive gjort rent i sommerhalvåret, da det kun er der, skolen bruger lokalerne. Janne rykker Anders fra kommunen om en procedure, hvis der sker noget i klubhuset efter arbejdstiden.	Heidi	22.10.2015
Fanebæresuppleant 22/10-15 Vi har på generalforsamlingen lovet at finde en fanebærersuppleant. Tina prøver at skrive ud til Gymnastikken, om der er nogle som har lyst. 26/11-16 Tina har fået en fanebærer til opvisningen. Har ellers ikke nogen. Tina har sagt til Finn, at hvis han har brug for hjælp, må han kan sige til. 14/1-16 Tina har fået en fanebærer til opvisningen. Har ellers ikke nogen. 25/2-16 Tina har haft det oppe på møde i Gymnastikken. Man blev enige om, at tage dette op, når de starter en ny sæson op. 19/3-16 Afventer næste sæson. Det behøver ikke være gymnastik, som skal komme med en, det kan også være en anden fra de andre afdelinger, som kan blive fanebæresuppleant.	Tina	22.10.2015
Male lokaler i klubhus 25/2-16 Wissam og Allan skal finde en dato. Allan vil prøve at få fat i nogle forældre og Wissam nogle spillere, så de kan få malet. Heidi skal undersøge, hvor mange penge der er til maling. 17/3-16 Intet nyt. Peter rykker Nikolaj.	Nikolaj	14.01.16
Undersøgelse vedr. Håndbold og træningstider 25/2-16 Peter har fået en henvendelse, om det er muligt at træne håndbold om onsdagen igen. Lige i øjeblikket har Roller Derby træningstid om onsdagen. Peter vil kontakte Roller Derby, og undersøge, hvor meget tid de bruger. De kunne evt. dele tiden.	Peter	25.02.16
Checke indhold i pose i Koldhal (indhold fra bænkene) 25/2-16 Efter at Kulsviergården har tømt og renset boldkasserne, så står der en stor sort pose med indholdet fra kasserne i koldhallen. Det skal fjernes. Nikolaj kigger på det. Hvis indhold er ok, skal det tilbage i bænken igen. 17/3-16 Nikolaj har lovet at checke indhold af pose i koldhal (indhold fra bænkene), når han skal ud at køre med lopper.	Nikolaj	25.02.16
Musikanlæg, kontakt til Ole 25/2-16 Musikanlægget er kommet på Kulsviergårdens højtalere. Vi har et problem med at forstærkeren smider mere ud end højtalerne kan tåle. Der skal være en begrænsning på, hvor højt der må skrues op på anlægget. Peter kontakter Ole, for at få løst problemet. De gamle højtalere skal tages ned. 17/3-16 Peter og Ole skal mødes over i Kulsviergården for at finde en løsning. Vi har et problem med at forstærkeren smider mere ud end højtalerne kan tåle. Der skal være en begrænsning på, hvor højt der må skrues op på anlægget. De gamle højtalere skal tages ned.	Peter	25.02.16
Leje af hal, Ændring af timeantal 26/11-15 Peter har orienteret Kulsviergården på Evalueringsmødet den 19. november 2015, at ASGI ikke kan udnytte hallen 7 timer hver mandag til torsdag. Vi ønsker et nyt tidsrum: 16.00-23.00. Obligatorisk 5 timer. Kulsviergården vil drøfte det og vende tilbage til os. 25/2-16 Peter havde en drøftelse med Kulsviergården om timeantallet. Vi betaler for 7 timer (14-23) og vi vil gerne have dette nedsat til 5 timer (16-23). Det var Kulsviergården ikke meget for, men er villig til at finde en løsning, så alle er tilfredse med. 17/3-16 Peter skal skrive et brev til Kulsviergården vedr. nedsættelse af haltimer. Peter skal undersøge om vi betaler halleje i ferier.	Peter	26.11.16