Søg på ASGI.DK

HB møde referat 2016 09 PDF Udskriv Email
Skrevet af Tina Folkmann   

 

Referat

 

Hovedbestyrelsesmøde

torsdag den 14. april 2016 kl. 18

i klubhuset

 

Tilstede: Peter Windum, Heidi Liljedahl, Elisa Schjønnemann, Jacob Bertelsen, Birgit Sejer Nielsen, Lis Asmussen, Nikolaj Lyng Madsen, Tina Folkmann.

Afbud: Merete Klem Andersen.

 

Lis Asmussen fra Tennis deltager i stedet for Merete Klem Andersen.

 

1.   Godkendelse af referat fra sidste møde

Ingen kommentarer og hermed godkendt.

 

2.   Gennemgang af personlige aktioner (opgaver) fra sidste møde

Hvem har nøgler til Kulsviergården?

Tennis har ingen nøgler. Lene og hendes datter, som tidligere har været træner i badminton har nøgle. Den skal inddrages.

 

Handicapidræt

Handicapidræt har fået mange henvendelser fra forskellige steder. De har tidligere undersøgt Kulsviergården, men den er ikke god nok til handicapidræt.

Heidi skal undersøge, om de er interesseret i udendørsarealerne omkring klubhuset.

Transporten til Alsønderup kan være et problem.

 

Ledere til Idrætslejr

Det er begyndt at blive lidt kritisk, da vi ikke har fundet nogen ledere endnu, som kan tage med på idrætslejren.

Heidi kontakter forældrene, hvor deres børn er tilmeldt, for at høre, om de ikke kan tage med.

Man kunne eventuelt foreslå, at man kun tog med i nogle dage. Men så skulle der være flere ledere, så alle dage blev dækket ind.

Hvis vi ikke får nogen ledere, så må vi aflyse turen.

Kommunen, procedure

Søren, som har været vores kontaktperson i kommunen, er stoppet pr. ¼. Hans afløser skal til at skrive en vejledning, da der ikke findes nogen i forvejen.

 

Kontakt til Cykelklubben vedr. oprydning

Peter har skrevet til Cykelklubben, for at få arrangeret et møde, hvor de i fællesskab kan få lagt nogle retningslinjer, hvordan klubhuset kan bruges. Peter afventer svar vedr. en dato.

 

Rengøring af omklædningsrummene – kommune regi

Kommunen har bevilget penge til rengøring x 2 dage om ugen.

Skolens personale kommer ovre og gøre rent.

Heidi informerer Finn og Birgit om dette.

 

Fanebæresuppleant

Intet nyt, afventer næste sæson.

 

Maling til klubhuset

                                   Der skal males den 16/5. Der er ikke fundet en ansvarlig endnu.

                                                                                                           

                                   Håndbold

                                   De har vendt tilbage med ønskede træningstider.

 

                                   Tina kigger på det, når alle er kommet med ønsker om haltider.

                                  

                                   Checke indhold i pose i Koldhal

                                   Nikolaj har checket og tømt posen.

 

                                   Musikanlæg, kontakt til Ole

Peter har ikke haft møde med Ole. Sæsonen er slut, så det haster ikke så meget.

Tina har talt med Palle Madsen, som meget gerne vil have det bragt i orden hurtigst muligt. Peter kontakter Ole.

 

Leje af hal, Ændring af timeantal

Tages op under punktet ”Diverse”.

 

                                  

3.   Meddelelser fra formanden

Intet nyt.

 

4.   Meddelelser fra Næstformanden

Intet nyt

 

5.   Meddelelser fra kasserer

Elisa fremviste regnskabet for 2015-2016. Det er ikke det endelige, da det ligger hos den interne revisor Poul-Erik.

Det blev kort gennemgået, og det ser ikke godt ud. Vi kommer ud med et underskud på ca. 25.000 kr. Vi skal i alt trække 155.000 ud af støtteforeningen, for at kunne dække udgifterne.

 

Vi har ikke fået sponsorpenge fra Spar Nord endnu. Vi skal have 10.000 kr. hvert år. Der er ingen, som kan huske, hvem der lavet denne aftale med Spar Nord.

Tina kontakter Spar Nord, for at undersøge dette.

 

Elisa udleverede nyt budgetskema, hvor alle afdelingen er kommet med tal. Det så ikke godt ud, der var et underskud på 259.195 kr.

Der manglede tal fra aktivitet og støtteforeningen.

 

Der blev kigget på de andre tal, og der var ikke noget, som kunne spares væk.

 

Budgettet kunne ikke godkendes, når der mangler aktivitetstal. Vi kan ikke acceptere et underskud på 259.195,- kr. Elisa regner med at disse kommer i juni måned.

 

 

6.   Meddelelser fra sekretæren

Intet nyt

 

7.   Kort orientering fra afdelingerne

Gymnastik

Gymnastikken har afholdt opvisning den 10. april 2016. Det har været en god dag. Der har været 243 gæster og et overskud på ca. 5000 kr.

Der var et gæstehold, Triple Team fra Hillerød. Et springhold, som lavede et fantastisk show.

 

Gymnastikken har generalforsamling den 19. maj 2016 kl. 19.30 i klubhuset.

 

Næste sæson er næsten på plads. Vi mangler en mor/barn instruktør - vi har måske en, som gerne vil. Vi har også en ny instruktør til danseholdet. Marianne fra Yogaholdet holder pause til næste sæson.

 

Tina informerede om, at hun tager 1 år mere, og så stopper hun i Gymnastikken, Rulleskøjteafdelingen og i Hovedbestyrelsen. Hun har været glad for alle sine poster i Idrætsforeningen, men nu skal der nye kræfter til. Hun tager 1 år mere, så hun kan giver sit arbejde videre på en god måde.

 

Fodbold

Man er gået i gang med udendørs fodbold.

 

Der afholdes generalforsamling den 11. maj 2016 kl. 19.00 i klubhuset.

 

Der er ikke kommet særlig mange kontingenter ind siden sidst.

Det blev besluttet, at Peter og Nikolaj møder op til en kamp og forelægger problematikken for spillerne.

 

Der mangler stadigvæk at blive indbetalt fra sponsorer:

Fix Phone (2000 kr.)

Der er sendt en ny faktura, da der var forkert logo på den tidligere.

Stark (2000 kr.)

De har trukket sig, så disse penge får vi ikke.

Rasmus HHM (600 kr.)

Rasmus har meddelt, at pengene er sendt til betaling.

CAP (1500 kr.)

Nikolaj undersøger med Wissam vedr. CAP.

 

Tennis

Vedr. projektet ”Klar, parat, tennisstart” så er der tilmeldt 80 elever den 17/5 og 40 elever 23/5. Meget flot.

 

Daniel, som tidligere har været træner, vil gerne være træner igen.

 

Lis spurgte Badminton om det var ok, hvis Tennis skrev ud til deres medlemmer, og inviterede dem til at komme og prøve at spille tennis den 30/4. Det var helt ok.

 

Teater

Man er fuld gang med at øve til revyen. Der vil være 20 sketches. Der er sendt invitation ud til alle firmaer, som tidligere har set deres teaterstykker.

 

Der afholdes generalforsamling den 9/6 kl. 19.30 i klubhuset.

Næsten alle er på valg undtagen Lotte og Jannik. Birgitte overvejer om hun vil fortsætte som formand.

 

Der er ingen instruktør til børneteateret til næste sæson.

 

Rulleskøjter

Rulleskøjteafdelingen afholder generalforsamling den 25. april 2016 kl. 19.30 i cafeteriet på Kulsviergården.

Det store spørgsmål er, hvordan cafeteriet skal køres til næste sæson.

 

Badminton

Intet nyt.

 

Skydning

Intet nyt.

 

Klubhus

Intet nyt

 

Kulsviergården/cafeteriet

Intet nyt,

 

Idrætslejr

Se under punktet ”Ledere til Idrætslejr”

 

It-Hjemmeside

Husk at opdatere eller læg oplysninger ind på hjemmesiden.

 

Banko

Peter og Heidi har været ovre og hjælpe med at skrive medlemskort.

 

Hjælp til bankoholdet:

16. maj 2016                               Heidi

18. juli 2016                               Peter

 

Lokalt Nyt

Intet nyt.

 

HSI/DGI

Intet nyt.

 

Lokalrådet

Merete var ikke til stede.

 

 

8.   Diverse

Oprydning efter Alsønderup Fester

Bestyrelsen i Idrætsforeningen skal være med til at rydde op efter loppemarked. Det er den 7. maj fra kl. 9-12.

Heidi og Nikolaj kan ikke deltage.

 

Svar fra Kulsviergården vedr. nedsættelses af timeantal

Peter har den 23/3 skrevet til Kulsviergården vedr. nedsættelses af timeantallet.

René har givet os et svar på denne mail. Denne mail blev diskuteret.

Tonen er lidt hård.

De ønsker at vores regnskaber er synlige.

René forslår, at vi hellere skal kigge på prisen end at sætte timeantallet ned.

Vi får tilskud fra kommune efter timeantallet, så det kan han have ret i.  Hvis vi får sat prisen ned pr. time og beholder timeantallet, så kunne det hjælpe.

Lige nu tager vi penge ud fra støtteforeningen, for at kunne betale for hallejen, ellers kan vi ikke få det til løbe rundt.

Kulsviergården ønsker et mødes med bestyrelsen om dette. Vi skal gå til dette møde med en positiv og konstruktiv holdning.

Peter skriver til Kulsviergården, at vi kan den 28/4 kl. 19.30-20.30

Til mødet deltager: Peter, Heidi, Elisa, Jacob, Nikolaj og Tina.

 

 

Planlægning af generalforsamling

Generalforsamlingen afholdes onsdag den 18. maj 2016 kl. 19.30.

 

Elisa og Heidi er på valg.

 

Peter har sendt en mail til Poul Erik og Linda, om de vil fortsætter som revisor og revisorsuppleant til næste sæson. Linda har svaret ja.

 

Peter spørger Hans Rasmussen, om han vil være dirigent.

 

Hans Asmussen gennemgår regnskabet.

 

Tina bestiller mad til 20 personer samt køber vin til vores 2 hjælpere.

 

Alle afdelingerne skal være til stede og fremlægge årsberetning.

 

Der blev sat navne på, hvem der skal modtage de 3 pokaler.

 

Hvem tager mad med ved næste møde

Der blev ikke fundet nogen, som skal sørge for mad og drikke til mødet den 15. juni.

 

 

9.  Eventuelt

 

Næste gang er det vores generalforsamling, der afholdes den 18. maj kl. 19.30 i klubhuset

 

Næste bestyrelsesmøde er den 15. juni kl. 18.00 i klubhuset.

 

 

17.04.16 

Tina Folkmann


AKTIONS

 

Emne

Ansvarlig

Start dato

Oversigt over hvem der har nøgler til Kulsviergården

20/8-15

Heidi har brug for at vide, hvem der har nøgle til Kulsviergården.

AKTION: Håndbold, Gymnastik, Fodbold, Badminton og Rulleskøjteafd. skal sende navnene på dem, som har en nøgle til Kulsviergården til Heidi.

17/9-15

Heidi har kun hørt fra Gymnastikken.

AKTION: Håndbold skal overdrage nøglerne til Heidi – Heidi kontakter Tania. Fodbold, Badminton og Rulleskøjteafd. skal sende navnene på dem, som har en nøgle til Kulsviergården til Heidi.

Når der er styr på nøglerne, skal Heidi overdrage opgaven til Tina.

22/10-15

Heidi har kun hørt fra Gymnastikken. Alle afdelinger skal melde tilbage til Heidi hurtigst muligt, hvem der har nøgler til Kulsviergården. Det drejer som om nøgler til cafeteriet, hoveddøren og depot.

AKTION: Heidi skal lave en liste, hvem der har nøgler til Kulsviergården, derefter skal opgaven gives videre til Tina.

26/11-15

Heidi skal lave en samlet oversigt over, hvem der har nøgler til Kulsviergården. Alle afdelinger skal spørges.

14/1-16

Heidi har hørt fra Fodbold, Gymnastik og Rulleskøjteafdelingen.

Heidi sender mail ud til Tennis, Badminton, Håndbold og Teater og får styr på, hvem der har nøgler til Kulsviergården. Derefter skal det videregives til Tina.

25/2-16

Heidi har hørt fra Fodbold, Gymnastik og Rulleskøjteafdelingen. Peter har modtaget en masse nøgler fra Håndbold; Karina, som nok indeholder nøgler, som Heidi mangler.

Heidi rykker for de andre afdelinger.

Når der findes en oversigt over, hvem der har nøgler til Kulsviergården, overdrages opgaven til Tina.

17/3-16

Intet nyt i sagen.

14/4-16

Tennis har ingen nøgler. Lene og hendes datter, som tidligere har været træner i badminton har nøgle. Den skal inddrages.

Heidi

20.08.15

 

Handicapidræt

20/8-15

Lavt medlemstal

Heidi foreslog handicapidræt. AKTION: Heidi undersøger det nærmere.

17/9-15

Heidi har ikke fået undersøgt det. AKTION: Heidi undersøger det nærmere til næste gang.

22/10-15

Heidi har en veninde, som arbejder indenfor handicapidræt. Hun har foreslået, at man kan tilbyde Handicapidrætsforbund, at de kan bruge hallen til handicapidræt, da de mangler lokaler. Men da det skulle være i ASGI regi, så skal det undersøges nærmere, hvordan vi gør.

AKTION: Heidi undersøger det nærmere.

26/11-15

Intet nyt.

14/1-16

Intet nyt.

25/2-16

Heidi har kontaktet Dansk Handicap Forbund, for at høre om de er interesseret i at have handicapidræt hos os. De vil vende tilbage, når de har fundet ud hvilke idræts, som de har brug for en hal til.

Heidi skal også have fokus på vores udendørsarealer, når Dansk Handicap Forbund vender tilbage.

17/3-16

Intet nyt i sagen.

14/4-16

Handicapidræt har fået mange henvendelser fra forskellige steder. De har tidligere undersøgt Kulsviergården, men den er ikke god nok til handicapidræt.

Heidi skal undersøge, om de er interesseret i udendørsarealerne omkring klubhuset.

Transporten til Alsønderup kan være et problem.

Heidi

20.08.15

Søge om voksne ledere til Idrætslejr

17/9-15

Der skal søges om voksne ledere i næste Lokalt Nyt.

22/10-15

Der skal endvidere søges efter voksne ledere. Hvordan man vil gøre, vides på nuværende tidspunkt ikke.

26/11-15

Heidi er i gang med at spørge rundt.

14/1-16

Intet nyt.

25/2-16

Heidi er fuld gang med at spørge rundt. Det er ikke lykkedes endnu at finde ledere.

Der er brug for 4 ledere, hvor den ene er Heidi.

17/3-16

Heidi har ikke fundet nogen endnu. Det blev diskuteret. Det er ikke meningen, at opgaven kun skal ligge hos Heidi. Alle afdelingerne skal være med til at finde personer, som kunne være interesseret i at være med på Idrætslejren. Det er rigtig vigtigt, at vi prøver at få løst dette til næste møde. Tiden nærmere sig hastigt og det ville være ærgerligt, hvis vi måtte aflyse Idrætslejren på grund af manglende hjælpere.

14/4-16

Det er begyndt at blive lidt kritisk, da vi ikke har fundet nogen ledere endnu, som kan tage med på idrætslejren.

Heidi kontakter forældrene, hvor deres børn er tilmeldt, for at høre, om de ikke kan tage med.

Man kunne eventuelt foreslå, at man kun tog med i nogle dage. Men så skulle der være flere ledere, så alle dage blev dækket ind.

Hvis vi ikke får nogen ledere, så må vi aflyse turen.

Heidi

17.09.15

Kommune skal vende tilbage med en procedure, som skal bruges, når der sker noget med klubhuset udenfor den daglige arbejdstid

17/9-15

Vand i vaskerummet

Peter blev ringet op fra Allan fra fodbold, at der var vand i vaskerummet. I den forbindelse blev der talt op, hvad proceduren er, hvis der sker sådanne ting. Heidi har kontaktet kommune, og afventer svar vedr. hvilken procedure vi skal bruge.

26/11-15

Heidi skal rykke for proceduren, som skal bruges, når der sker noget med klubhuset udenfor den daglige arbejdstid.

25/2-16

Intet nyt. Kontaktpersonen i kommune har ferie i øjeblikket

17/3-16

Rengøringslederen Janne kontakter Anders på kommunen om en procedure, hvis der sker noget i klubhuset efter arbejdstiden.

14/4-16

Søren, som har været vores kontaktperson i kommunen, er stoppet pr. ¼. Hans afløser skal til at skrive en vejledning, da der ikke findes nogen i forvejen.

Heidi

17.09.15

Kontakt til Cykelklubben vedr. oprydning af lokaler

22/10-15

Heidi har talt med Bjarne fra Cykelklubben. ASGI må gerne overtage lokalerne, hvis de har førsteret til lokalerne, når de har arrangementer. Heidi skal arrangere et møde med Cykelklubben, hvor man i fællesskab skal rydde op i rummene.

26/11-15

Der er ikke gjort noget ved sagen.

14/1-16

Peter kontakter formanden for cykelklubben, så de kan blive enige om, hvad der skal gøres.

25/2-16

Peter har skrevet til Cykelklubben. Har ikke hørt fra dem. Rykker dem for et svar.

17/3-16

Cykelklubben har afholdt bestyrelsesmøde, og de er ikke interesseret at give slip på lokalerne.

Peter har tilbudt, at hvis vi kunne deles om Cykelklubbens lokaler, så kan de benytte de andre lokaler, når de har deres arrangementer.

Det er Cykelklubben interesseret i. Peter vil arrangere et møde oppe i klubhuset med Cykelklubben, hvor de kan få lagt nogle retningslinjer, hvordan det skal foregå.

14/4-16

Peter har skrevet til Cykelklubben, for at få arrangeret et møde, hvor de i fællesskab kan få lagt nogle retningslinjer, hvordan klubhuset kan bruges. Peter afventer svar vedr. en dato.

Peter

22.10.2015

Male lokaler i klubhus

25/2-16

Wissam og Allan skal finde en dato. Allan vil prøve at få fat i nogle forældre og Wissam nogle spillere, så de kan få malet.

Heidi skal undersøge, hvor mange penge der er til maling.

17/3-16

Intet nyt. Peter rykker Nikolaj.

14/4-16

Der skal males den 16/5. Der er ikke fundet en ansvarlig endnu.

Nikolaj

14.01.16

Musikanlæg, kontakt til Ole

25/2-16

Musikanlægget er kommet på Kulsviergårdens højtalere. Vi har et problem med at forstærkeren smider mere ud end højtalerne kan tåle. Der skal være en begrænsning på, hvor højt der må skrues op på anlægget. Peter kontakter Ole, for at få løst problemet.

De gamle højtalere skal tages ned.

17/3-16

Peter og Ole skal mødes over i Kulsviergården for at finde en løsning.

Vi har et problem med at forstærkeren smider mere ud end højtalerne kan tåle. Der skal være en begrænsning på, hvor højt der må skrues op på anlægget.

De gamle højtalere skal tages ned.

14/4-16

Peter har ikke haft møde med Ole. Sæsonen er slut, så det haster ikke så meget.

Tina har talt med Palle Madsen, som meget gerne vil have det bragt i orden hurtigst muligt. Peter kontakter Ole.

Peter

25.02.16

Leje af hal, Ændring af timeantal

26/11-15

Peter har orienteret Kulsviergården på Evalueringsmødet den 19. november 2015, at ASGI ikke kan udnytte hallen 7 timer hver mandag til torsdag. Vi ønsker et nyt tidsrum: 16.00-23.00. Obligatorisk 5 timer. Kulsviergården vil drøfte det og vende tilbage til os.

25/2-16

Peter havde en drøftelse med Kulsviergården om timeantallet. Vi betaler for 7 timer (14-23) og vi vil gerne have dette nedsat til 5 timer (16-23). Det var Kulsviergården ikke meget for, men er villig til at finde en løsning, så alle er tilfredse med.

17/3-16

Peter skal skrive et brev til Kulsviergården vedr. nedsættelse af haltimer.

Peter skal undersøge om vi betaler halleje i ferier.

14/4-16

Peter har den 23/3 skrevet til Kulsviergården vedr. nedsættelses af timeantallet.

René har givet os et svar på denne mail. Denne mail blev diskuteret.

Tonen er lidt hård.

De ønsker at vores regnskaber er synlige.

René forslår, at vi hellere skal kigge på prisen end at sætte timeantallet ned.

Vi får tilskud fra kommune efter timeantallet, så det kan han have ret i. Hvis vi får sat prisen ned pr. time og beholder timeantallet, så kunne det hjælpe.

Lige nu tager vi penge ud fra støtteforeningen, for at kunne betale for hallejen, ellers kan vi ikke få det til løbe rundt.

Kulsviergården ønsker et møde med bestyrelsen om dette. Vi skal gå til dette møde med en positiv og konstruktiv holdning.

Peter skriver til Kulsviergården, at vi kan den 28/4 kl. 19.30-20.30

Til mødet deltager: Peter, Heidi, Elisa, Jacob, Nikolaj og Tina.

Peter

26.11.16