Søg på ASGI.DK

HB møde referat 2016 2809 03 PDF Udskriv Email
Skrevet af Tina Folkmann   

Referat

 

Hovedbestyrelsesmøde

torsdag den 28. september 2016 kl. 18

i klubhuset

 

Tilstede: Peter Windum, Merete Klem Andersen, Nicolaj Lyng Madsen, Jacob Bertelsen, Rikke Jensbøl, Pernille Bøgemose og Tina Folkmann.

Afbud: Elisa Schjønnemann, Heidi Liljedahl, Niels Olsson, Birgitte Enghave.

 

Vi havde deltagelse af 1 nyt ansigt på vores møde. Pernille Bøgemose, som deltager på vegne af Gymnastikken. Hjerteligt velkommen til dig.

 

Peter fortalte lidt om Idrætsforeningen og hvem der deltager i møderne.

 

 

1.   Godkendelse af referat fra sidste møde

Ingen kommentarer.

 

2.   Gennemgang af personlige aktioner (opgaver) fra sidste møde

Hvem har nøgler til Kulsviergården?

Heidi var ikke til stede, men har lovet at komme med en liste næste gang. Listen indeholder hvem og hvor mange nøgler de forskellige afdelinger har til Kulsviergården.

 

Listen bliver givet videre til Tina. Det vil være sekretærens opgave fremover, at have styr på disse nøgler.

 

Handicapidræt

Intet nyt.

 

Kommunen, procedure

Der er ikke kommet nogen seddel op endnu.

 

 

 

Kontakt til Cykelklubben vedr. oprydning

Intet nyt. Peter skal have kontaktet formanden.

 

                                   Musikanlæg, kontakt til Ole

Intet nyt.

 

Bordtennis

Intet nyt  

 

Idrætslejr - Regnskab

Intet nyt.

 

3.   Meddelelser fra formanden

Intet nyt.

 

4.   Meddelelser fra Næstformanden

Kontakt til kommunen

Heidi var ikke til stede, men har givet denne her besked:

Der var været 1 års gennemgang af klubhuset.

Der var nogle problemer med udsugningen, som kommunen vil sørge for, at det bliver lavet.

 

5.   Meddelelser fra kasserer

Intet, Elisa var ikke til stede.

Tina kunne informere om, at alle kasserer har fået at vide, at aflevere bilag til halvårsregnskabet pr. 30. september. Elisa skal have materialet inden den 15. oktober. Halvårsregnskabet bliver gennemgået på næste møde.

 

6.   Meddelelser fra sekretæren

Tina havde på vegne af Idrætsforeningen sendt 2 indstillinger til Frivillig Prisen i juni måned. Bankoudvalget og Alsønderup Fester blev indstillet. Tina har fået en mail, at det desværre ikke blev nogen af dem, som fik prisen. Vi må forsøge igen til næste år.

 

Tina kunne orientere om, at kommunen har sendt en invitation til netværksmøde om samarbejdet mellem folkeskoler og lokalsamfund i Hillerød. Det er den 5. oktober kl. 14.00-16.00 i Støberihallen.

Der var ingen interesse i at møde op til dette møde. Tina vil prøve at deltage i dette. Skolen og Kulsviergården deltager.

 

Tina mindede om, at trænere, som har med børn at gøre, skal lave en børneattest. Disse skal afleveres til Tina senest på vores sidste møde 1. december.

 

7.   Kort orientering fra afdelingerne

Gymnastik

Gymnastikken har rigtig mange børn, og vi er begyndt at lukke for tilmelding til nogen af holdene.

Tina er blevet nødt til at flytte Zumba holdet til Kulsviergården om onsdagen, da der er så mange tilmeldte, at de ikke kan være i gymnastiksalen.

Bestyrelsen er i fuld gang med at overtage opgaver fra Tina. Tina vil være formand sæsonen ud. Hvem der overtager denne post, vides ikke helt endnu.

 

Fodbold

Seniorerne er stoppet. Nikolaj har nogle udestående med Wissam angående nøgler og bolde.

 

Holdet ”årgang 2002” er lukket ned. De har prøvet at få det op at stå, men det lykkedes ikke.

 

De andre 3 børnehold fungerer rigtigt godt.

 

Oldboys holdet har det svært. Det ser ikke ud til at de kommer til at spille 11 mands fodbold, men i stedet for 7 mands fodbold.

Alternativet er at de spiller 11 mands sammen med HGI.

Mens man overvejer, hvad man gør, spiller man indendørs fodbold sammen med Veteranerne i vinterperioden.

 

Man skal også kigge på bestyrelsen. Hvis Nikolaj flytter til HGI, skal der findes en ny til bestyrelsen. Martin Rieva er blevet spurgt.

Nikolaj indkalder i den nærmeste fremtid til et møde i fodboldafdelingen.

 

Tina mindede Nikolaj om, at der er nogen, som skal oplæres i Conventus vedr. oprettelse af hold m.v., når Tina stopper til maj måned 2017.

 

Tennis

Efter sommeren har der været forældre, som har trænet børnene.

 

Der have været afholdt en afslutning af tennissæsonen med middag, og det havde været rigtigt hyggeligt.

 

13 søndage vil der være skumtennis ovre på Kulsviergården for medlemmerne.

 

Der er generalforsamling den 31. oktober kl. 19.00

 

Der er ansat en ny træner, som kommer fra Gadevang.

 

Tennis ønsker, at der bliver ryddet op i cykelskuret. Dette tages med Cykelklubben.

 

Peter spurgte, om Tennisudvalget har overvejet at leje tennisbaner ud til eksterne brugere?

Og har man overvejet at reklamere mere bredt vedr. skumtennis, så det ikke kun blev for medlemmerne. Man kunne eventuelt åbne cafeteriet.

Dette har Tennisudvalget ikke overvejret, men Merete tager det med tilbage og fremlægger det.

 

Teater

Der var ingen til stede fra teater. Der er kommet bestyrelse, og vi ved ikke, hvem der deltager fra teater.

 

Rulleskøjter

Der er ikke rigtigt kommet i gang i rulleskøjtesæsonen. Det kan skyldes det gode vejr. Bestyrelsen regner med, at der kommer gang i det efter efterårsferien.

 

Det er stadig svært at få hjælpere til at tage vagter. Man har mulighed for at tage ½ vagter.

 

Man kan kontakte Pia Jensen, Denne emailadresse er beskyttet mod programmer som samler emailadresser. Du skal aktivere javascript for at kunne se adressen. , hvis man er interesseret i at hjælpe.

 

Der blev drøftet, hvordan vi kan få flere hjælpere. Vi kan sætte det på Skolens Intranet. Jacob vil skrive et oplæg.

Peter troede ikke, at det var vejen frem. Der er blevet skrevet i Lokalt Nyt og på facebook, uden nogen effekt, men lad os prøve det.

Peter synes, at man skal spørge de personer, som kommer i hallen, om de vil hjælpe.

 

Bestyrelsen skal i gang med at finde en kasserer, da Tina stopper.

 

Badminton

På holdet for 8-11årige er der ikke så mange, men holdet fra 12-17 er de 13-14 stykker.

Jacob og Nanna vil prøve at få et samarbejde med Ålholm, så børnene kan komme ud og træne med andre.

 

På voksenholdet er de 8-10 medlemmer om torsdagen. Det er hygge motion hold som træner fra 20.30-22.00, og det er uden træner.

 

Tina mindede om, at Jacob og Nanna skal læres op i Conventus systemet, så de selv kan trække oplysninger m.v., når Tina stopper. De skal tage kontakt til Tina.

 

Skydning

Ingen til stede.

 

Vi ser frem til at komme ovre og se deres lokaler.

 

Tina har ikke fået spurgt Birgit om en nøgle til klubhuset til Skytteafdelingen. Det gør hun til næste møde.

 

Klubhus

Intet nyt

 

Kulsviergården/cafeteriet

I referatet fra Kulsviergården kunne vi konstatere, at Palle har valgt at stoppe om et års tid.

 

Idrætslejr

Peter og Heidi skal komme med et regnskab.

 

Heidi er gået med til at være holdleder til næste år.

Vi skal i gang med at finde 3 ledere.

 

It-Hjemmeside

Husk at opdatere eller læg oplysninger ind på hjemmesiden.

 

Banko

På Kulsviergårdens generalforsamling udtrykte Bankoudvalget at de havde brug for mere hjælp. Tina lovede, at tage det med på vores møde i dag.

Det er rigtigt svært at få hjælpere til banko om mandagen. Bankoudvalget gør et stort stykke arbejde og bidrager til et flot overskud i kassen hvert år, som Kulsviergården og Idrætsforeningen får andel i.

Tina foreslog, at hun indkaldte til et møde, hvor Kulsviergården og Idrætsforeningen deltager, for at drøfte bankoens fremtid. Det var der enighed om.

 

Hjælp til bankoholdet:

19/9                          Tina

21/11                        Merete

16/1                         Peter

20/3                          Jacob

15/5

 

Lokalt Nyt

Intet nyt.

 

HSI/DGI

Intet nyt.

 

Lokalrådet

De nye vedtægter er blevet vedtaget. Alle har nu mulighed for at melde sig ind i Lokalrådet.

 

Der er generalforsamling den 26/10 kl. 19.00 på Kulsviergården.

 

Kommunen har meddelt at der kommer 2 flytning familier til Alsønderup. Vi skal byde dem meget velkommen.

Idrætsforeningen vil tilbyde, at de kan komme på de hold, som de ville være interesseret i gratis. 

 

 

8.   Diverse

Evaluering af møde med Spar Nord

Da vi skiftede bank, blev der aftalt at vi 10.000 kr. om året. Det har vi fået i 2012, 2013 og 2014. Da vi ikke fik det i 2015, kontaktede Tina banken.

Peter og Tina har været til møde med Jesper Fruergaard og Mladen Pavlenic fra SparNord.

Banken vil gerne sponsorere, men vil jo gerne have noget ud af.

Jesper ville ikke rigtigt sige, hvad det de ville have, vi skulle gøre. Det blev fremlagt, så det var os, der skulle komme med forslag. Men vi fik det indtryk, at det ikke var nok med reklame via annonce og skilte.

Peter aftaler et møde den 24/11 kl. 17.00 med SparNord. Hovedbestyrelsen deltager og hvis der er nogen afdelinger, som lyst til at deltage, er de meget velkommen.

Vi skal have et møde inden, hvor vi skal drøfte, hvad vi kan tilbyde dem. Skal aftales på næste møde.

 

Ny hovedkasserer

Intet nyt. Alle bedes venligst have dette i tankerne, hvis vi kender nogen.

Nikolaj blev spurgt, og lovede at tænke over det.

Vi er interesseret i at få 2 personer, som kunne deles om opgaverne.

 

Forslag til fremtidige muligheder

Peter vil gerne have, at vi snakke om Idrætsforeningens fremtid og hvilke muligheder vi har.

 

Tina synes, at vi skulle tage det op på næste møde. Det er en vigtig drøftelse og kræver mere tid. Endvidere synes Tina ikke, at vi skal starte så meget nyt op. Vi skal hellere bruge vores tid på det, som vi er gode til og gøre det bedre. Vi skal alle gå hjem og tænke på, hvad vi godt kunne tænke os. På næste møde laver vi så en brainstorming.

 

Det blev aftalt, at vi brugte 1 time på dette punkt næste gang og skar ned på de andre punkter. Vi har halvårsregnskabet på også, men ellers vil der ikke være andre punkter på end eventuelt.

 

 

9.  Eventuelt

Nikolaj sørger for mad til næste møde, som er den 24. oktober 2016 kl. 18.00 i klubhuset.

 

02.10.16 

Tina Folkmann


AKTIONS

 

Emne

Ansvarlig

Start dato

Oversigt over hvem der har nøgler til Kulsviergården

20/8-15

Heidi har brug for at vide, hvem der har nøgle til Kulsviergården.

AKTION: Håndbold, Gymnastik, Fodbold, Badminton og Rulleskøjteafd. skal sende navnene på dem, som har en nøgle til Kulsviergården til Heidi.

17/9-15

Heidi har kun hørt fra Gymnastikken.

AKTION: Håndbold skal overdrage nøglerne til Heidi – Heidi kontakter Tania. Fodbold, Badminton og Rulleskøjteafd. skal sende navnene på dem, som har en nøgle til Kulsviergården til Heidi.

Når der er styr på nøglerne, skal Heidi overdrage opgaven til Tina.

22/10-15

Heidi har kun hørt fra Gymnastikken. Alle afdelinger skal melde tilbage til Heidi hurtigst muligt, hvem der har nøgler til Kulsviergården. Det drejer som om nøgler til cafeteriet, hoveddøren og depot.

AKTION: Heidi skal lave en liste, hvem der har nøgler til Kulsviergården, derefter skal opgaven gives videre til Tina.

26/11-15

Heidi skal lave en samlet oversigt over, hvem der har nøgler til Kulsviergården. Alle afdelinger skal spørges.

14/1-16

Heidi har hørt fra Fodbold, Gymnastik og Rulleskøjteafdelingen.

Heidi sender mail ud til Tennis, Badminton, Håndbold og Teater og får styr på, hvem der har nøgler til Kulsviergården. Derefter skal det videregives til Tina.

25/2-16

Heidi har hørt fra Fodbold, Gymnastik og Rulleskøjteafdelingen. Peter har modtaget en masse nøgler fra Håndbold; Karina, som nok indeholder nøgler, som Heidi mangler.

Heidi rykker for de andre afdelinger.

Når der findes en oversigt over, hvem der har nøgler til Kulsviergården, overdrages opgaven til Tina.

17/3-16

Intet nyt i sagen.

14/4-16

Tennis har ingen nøgler. Lene og hendes datter, som tidligere har været træner i badminton har nøgle. Den skal inddrages.

25/8-16

Intet nyt

28/9-16

Intet nyt. Heidi lover at komme med en liste næste gang

Heidi

20.08.15

 

Handicapidræt

20/8-15

Lavt medlemstal

Heidi foreslog handicapidræt. AKTION: Heidi undersøger det nærmere.

17/9-15

Heidi har ikke fået undersøgt det. AKTION: Heidi undersøger det nærmere til næste gang.

22/10-15

Heidi har en veninde, som arbejder indenfor handicapidræt. Hun har foreslået, at man kan tilbyde Handicapidrætsforbund, at de kan bruge hallen til handicapidræt, da de mangler lokaler. Men da det skulle være i ASGI regi, så skal det undersøges nærmere, hvordan vi gør.

AKTION: Heidi undersøger det nærmere.

26/11-15

Intet nyt.

14/1-16

Intet nyt.

25/2-16

Heidi har kontaktet Dansk Handicap Forbund, for at høre om de er interesseret i at have handicapidræt hos os. De vil vende tilbage, når de har fundet ud hvilke idræts, som de har brug for en hal til.

Heidi skal også have fokus på vores udendørsarealer, når Dansk Handicap Forbund vender tilbage.

17/3-16

Intet nyt i sagen.

14/4-16

Handicapidræt har fået mange henvendelser fra forskellige steder. De har tidligere undersøgt Kulsviergården, men den er ikke god nok til handicapidræt.

Heidi skal undersøge, om de er interesseret i udendørsarealerne omkring klubhuset.

Transporten til Alsønderup kan være et problem.

25/8-16

Heidi kontakter igen Dansk Handicapforbund for at høre om de er interesseret i udendørsarealerne.

28/9-16

Intet nyt

Heidi

20.08.15

Kommune skal vende tilbage med en procedure, som skal bruges, når der sker noget med klubhuset udenfor den daglige arbejdstid

17/9-15

Vand i vaskerummet

Peter blev ringet op fra Allan fra fodbold, at der var vand i vaskerummet. I den forbindelse blev der talt op, hvad proceduren er, hvis der sker sådanne ting. Heidi har kontaktet kommune, og afventer svar vedr. hvilken procedure vi skal bruge.

26/11-15

Heidi skal rykke for proceduren, som skal bruges, når der sker noget med klubhuset udenfor den daglige arbejdstid.

25/2-16

Intet nyt. Kontaktpersonen i kommune har ferie i øjeblikket

17/3-16

Rengøringslederen Janne kontakter Anders på kommunen om en procedure, hvis der sker noget i klubhuset efter arbejdstiden.

14/4-16

Søren, som har været vores kontaktperson i kommunen, er stoppet pr. ¼. Hans afløser skal til at skrive en vejledning, da der ikke findes nogen i forvejen.

25/8-16

Kommunen har lovet at sætte en procedure op i klubhuset

28/9-16

Det er ikke kommet noget op endnu

Heidi

17.09.15

Kontakt til Cykelklubben vedr. oprydning af lokaler

22/10-15

Heidi har talt med Bjarne fra Cykelklubben. ASGI må gerne overtage lokalerne, hvis de har førsteret til lokalerne, når de har arrangementer. Heidi skal arrangere et møde med Cykelklubben, hvor man i fællesskab skal rydde op i rummene.

26/11-15

Der er ikke gjort noget ved sagen.

14/1-16

Peter kontakter formanden for cykelklubben, så de kan blive enige om, hvad der skal gøres.

25/2-16

Peter har skrevet til Cykelklubben. Har ikke hørt fra dem. Rykker dem for et svar.

17/3-16

Cykelklubben har afholdt bestyrelsesmøde, og de er ikke interesseret at give slip på lokalerne.

Peter har tilbudt, at hvis vi kunne deles om Cykelklubbens lokaler, så kan de benytte de andre lokaler, når de har deres arrangementer.

Det er Cykelklubben interesseret i. Peter vil arrangere et møde oppe i klubhuset med Cykelklubben, hvor de kan få lagt nogle retningslinjer, hvordan det skal foregå.

14/4-16

Peter har skrevet til Cykelklubben, for at få arrangeret et møde, hvor de i fællesskab kan få lagt nogle retningslinjer, hvordan klubhuset kan bruges. Peter afventer svar vedr. en dato.

 

25/8-16

Cykelklubben har vendt tilbage, og er ikke interesseret i at dele faciliteterne med os, da de fremadrettet vil brug klubhuset noget mere. Det er vi meget uforstående over. Peter vil ringe til formanden for at drøfte dette. Merete vil meget gerne have at Tennis deltager, hvis der bliver et møde. 

28/9-16

Intet nyt, Peter skal kontakte formanden.

Peter

22.10.2015

Musikanlæg, kontakt til Ole

25/2-16

Musikanlægget er kommet på Kulsviergårdens højtalere. Vi har et problem med at forstærkeren smider mere ud end højtalerne kan tåle. Der skal være en begrænsning på, hvor højt der må skrues op på anlægget. Peter kontakter Ole, for at få løst problemet.

De gamle højtalere skal tages ned.

17/3-16

Peter og Ole skal mødes over i Kulsviergården for at finde en løsning.

Vi har et problem med at forstærkeren smider mere ud end højtalerne kan tåle. Der skal være en begrænsning på, hvor højt der må skrues op på anlægget.

De gamle højtalere skal tages ned.

14/4-16

Peter har ikke haft møde med Ole. Sæsonen er slut, så det haster ikke så meget.

Tina har talt med Palle Madsen, som meget gerne vil have det bragt i orden hurtigst muligt. Peter kontakter Ole.

25/8-16

Rulleskøjteafdeling skal sikre, at der ikke bliver spillet for højt musik i hallen, uanset hvem der er ansvarlig i hallen. Michael og Søren skulle finde en brugbar løsning. Peter rykker for en status.

Derefter skal Peter kontakter Ole fra Kulsviergården og informere, hvad planen er for denne sæson

28/9-16

Intet nyt

Peter

25.02.16

Bordtennis

25/8-16

Peter skal kontakte Rasmus Mortensen, som har lovet at komme med en person, som vi kan kontakte i forbindelse med trænere til bordtennis.

Rikke kender nogle vi kan kontakte, hvis vi også skal have handicap bordtennis.

28/9-16

Intet nyt.

Peter

25.08.16

Regnskab for Idrætslejren

Peter skal lave regnskab og fremlægge det på næste møde

28/9-16

Intet nyt.

Peter

25.08.16

 

Børneattester

Alle træner, som har med børn at gøre, skal aflevere børneattest til Tina Folkmann inden den 1/12

 

Tina

28.09.16

Udestående med Wissam

Nikolaj skal sørge for at få nøgler og bolde af Wissam

Nikolaj

28.09.16

Nøgle til klubhuset

Tina skal kontakte Birgit, for at få en nøgle til klubhuset. Nøglen skal Skytteafdelingen have, så de kan benytte det til deres møder m.v.

 

 

 

Tina

25.08.16

Evaluering af møde med Spar Nord

Peter aftaler et møde den 24/11 kl. 17.00 med SparNord. Hovedbestyrelsen deltager og hvis der er nogen afdelinger, som lyst til at deltage, er de meget velkommen.

Vi skal have et møde inden, hvor vi skal drøfte, hvad vi kan tilbyde dem. Skal aftales på næste møde.

Peter

28.09.16

Banko

Tina indkalder til et møde med Kulsviergården og Idrætsforeningen, for at tale om bankoens fremtid

Tina

28-09-16